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»Wir denken in ERP«

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»Wir denken in ERP«

Unter dem Motto »Wir schaffen Räume« entwickelt und produziert Westermann mit 65 Mitarbeitern in Denkendorf Trennwand- und Schranksysteme, sowie Objekt- und Ladeneinrichtungen. Ohne ERP-System geht nichts mehr.

Die Firma Westermann investiert jedes Jahr rund 70000 Euro in EDV, verteilt auf Hard- und Software, Administration und Schulungskosten. Der Geschäftsführer Frank Westermann: »Unser Erfolg liegt in einer ständigen Anpassung bzw. Ausweitung der Produktpalette«. Ohne ERP-System kann er sich die Betriebsorganisation nicht mehr vorstellen.

Bereits in den 1980er-Jahren setzte man ein EDV-System ein. »Das waren noch die Zeiten von Microsoft-DOS und grünen Bildschirmen«, erinnert sich Westermann. »Mitte der 90er-Jahre wechselten wir zu einem EDV-System auf Unix-Basis. Das funktionierte sehr gut, bis das Jahr 2000 kam. Dann ging nichts mehr«.
Die Einführung eines neuen Systems klappte nicht wie geplant. »Trotz intensiver Vorbereitung und interner Vorplanung erfüllte das neue System nicht unsere Anforderungen. Bei Fehlern – egal welchen Ursprung sie hatten – wurde dem EDV-System die Schuld gegeben. So konnten wir nicht weiterarbeiten. Wir machten einen Schnitt und führten innerhalb von drei Monaten ein ERP-System von Borm ein«. Der Wechsel brachte die Chance mit sich, Abläufe im Unternehmen zu überdenken und gegebenenfalls neu zu strukturieren.
Das ERP-System von Borm funktioniert nach dem Baukastenprinzip. Westermann nutzt Module für Angebot, Auftrag, Lieferschein und Rechnung, Arbeitsvorbereitung, Stücklisten und Zeitwirtschaft, sowie ein komplexes Modul zur Zubuchung der Kosten auf die Projekte und zur Nachkalkulation. 22 Lizenzen sind im Einsatz. Zusätzlich die Betriebsdatenerfassung (BDE) und ein Touchscreen-Terminal für den Waren- ein- und Warenausgang sowie als CAD-Systeme Imos und Auto-Cad.
Aller Anfang ist einfach
Kommt eine Anfrage ins Haus, legt eine Mitarbeiterin eine Projektnummer an und pflegt die wichtigsten Eckdaten ein: Kunde, Objekt, wo, was, wann, mit wem. Diese Daten fordert die Software als Pflichteingabe. Momentan testen Mitarbeiter aus der Kalkulation das Kalkulationsmodul von Borm. Gekauft wird der Baustein erst, wenn er im Vergleich mit einer Excel-Tabellenkalkulation punkten kann. Westermann hat genaue Vorstellungen davon, was ein Softwaretool können muss, damit es vernünftig im Betriebsalltag eingesetzt werden kann. Für das Softwarehaus ist er vielleicht manchmal ein unbequemer, dafür ein umso wichtigerer Partner.
Gibt der Kunde nach dem Angebot sein OK, erhält das Projekt den Status Auftrag. In der Software sind die Projektleiter, Liefertermine und alle Beteiligten mit ihren Kontaktdaten benannt. Jetzt erstellt der Projektleiter einen Projektplan für die Ressourcenplanung. Jedes Projekt wird in sogenannte Betriebsaufträge eingeteilt, das sind vom Montagetermin abhängige, sinnvolle Arbeitsschritte. Jeder Betriebsauftrag ist einer Produktgruppe zugeordnet. Hinter dieser liegen Kennzahlen wie Materialanteil und Zeitan-teile für Arbeitsvorbereitung, Fertigung und Montage.
Dann erst beginnt die eigentliche Arbeitsvorbereitung. Der Großteil der Aufträge wird im 2-D mit Auto-Cad gezeichnet. »Wir können Stücklisten und Bohrbilder auch automatisch aus Imos heraus erzeugen, bei einfachen Aufträgen funktioniert das schon. Borm und Imos harmonieren aber leider noch nicht optimal. Für uns wird es sich auch nie rechnen, alle Aufträge in 3-D zu zeichnen. Daher fahren wir zweigleisig«, erklärt Frank Westermann.
Bestellungen sind noch nicht automatisiert. Der Einkauf liegt nicht beim Projektleiter, sondern wird von einer Person gebündelt, die strategisch mit den Lieferanten verhandelt. Der Wareneingang wird über ein Touchscreen- Terminal im Lager verbucht.
Transparente Prozesse
Die Daten für den Plattenzuschnitt gehen in die Optimierung an der liegenden Plattensäge von Schelling. Dort werden die konfektionierten Teile etikettiert. Seit Herbst 2008 nutzt man bei Westermann eine Ladeliste, die der Arbeitsvorbereiter im Zuge der Stücklisten erstellt. Hierauf sind auch Positionen für die Baustelleneinrichtung wie Leiter, Laser und Unterkonstruktion erfasst, so wird nichts vergessen.
Mit dem ERP-System ist jederzeit transparent, wo ein Auftrag steht. Borm liefert jede gewünschte Liste auf Knopfdruck: Verrechenbare Kosten, aber auch Fehlzeiten wegen Krankheit, etc. Wöchentlich bekommt jeder Projektleiter einen Ausdruck mit seinen Projekten und aktuellem Kostenstand, der von der Geschäftsleitung kontrolliert wird.
Frank Westermann: »Was mit Borm sehr gut funktioniert, ist die Dokumentenverwaltung. Exceldateien, Zeichnungen, E-Mails und der ganze Schriftverkehr werden zum jeweiligen Projekt abgelegt. Man kann nach allem suchen und alles finden. Die Filtermöglichkeiten und die Verzahnung sind perfekt.«
Auch die komplette Buchhaltung wird über das ERP-System abgewickelt. Die Daten gehen mittels Datev-Schnittstelle direkt an den Steuerberater. Fast anachronistisch mutet dagegen an, dass die Mitarbeiter ihre Stunden noch von Hand auf Stundenzettel schreiben, die dann im kaufmännischen Büro in die Software eingegeben werden. Hier ist es ein kurzfristiges Ziel die Zeiten mittels Barcodes automatisch zu erfassen. AG
»So schnell wie bei uns hat Borm noch nirgends ein ERP-System eingeführt.«

Westermann in Zahlen
Westermann beschäftigt 65 Mitarbeiter bei einem Jahresumsatz von ca. 12,5 Millionen Euro
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