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Die Zeit im Blick

Technik
Die Zeit im Blick

Endlich den Stundenzettel los geworden, stellt sich die Frage, wie man die Möglichkeiten elektronischer Zeiterfassung sinnvoll nutzen kann. Tilman Haerdle ist Experte auf diesem Gebiet.

Spricht man einen Tischler darauf an, welche Verbesserung er sich durch den Einsatz einer Branchensoftware erhofft, dann fällt auch der Begriff »Zeitwirtschaft«. Hakt man dann nach, so fallen Begriffe wie »BDE«, »Terminalzeiterfassung« oder »Barcodestift«, aber auch »Nachkalkulation« und »Lohnabrechnung«. Tatsächlich wünschen sich die Betriebe, fast immer eine elektronische Erfassung, um Nacherfassung von Stundenzetteln loszuwerden und die Genauigkeit zu erhöhen.

Mit welchen Systemen …
Vernetzte PCs oder BDE-Terminals in der Werkstatt, aber auch mobile Erfassungsgeräte, vom PDA bis zu Spezialhardware, bieten die Grundlage für viele Lösungen, die auch Teil einer Branchensoftware sein können. Eigenständige Lösungen sind nur dann zu empfehlen, wenn noch keine Branchensoftware im Einsatz ist. Alle Anbieter von Hardware für die Zeiterfassung im Handwerk bieten deshalb auch Schnittstellen an, um Erfassungssysteme in Branchensoftware einzubinden. Soweit die Theorie.
In der Praxis scheitern viele Betriebe jedoch an der speziellen Methodik der elektronischen Erfassungssysteme: Die Zeiten werden als Zeitabschnitte erfasst, was die gängige Praxis, Mitarbeiter »mal eben schnell« an einem anderen Arbeitsplatz einzusetzen, erschwert bzw. die Zeiterfassung ungenau macht. Hier ist darauf zu achten, dass entweder eine Terminal-Lösung mit Gelegenheit zur Nacherfassung verwendet wird oder der Betrieb Arbeitsabläufe neu strukturiert.
Überhaupt ist die Akzeptanz von elektronischen Zeiterfassungssystemen für Mitarbeiter eine Hürde, die erst mal genommen werden muss. Maschinell erfasste Zeiten sind »krumm«, statt 8,0 Stunden hat man am Ende eines Tages 8,03 oder 7,87 Stunden. Der Unternehmer wünscht sich »glatte« Zeiten, aber auch nicht »zuviel« Stunden, die sichergeben, wenn Zeiten für Umziehen und kollegiale Gespräche unter die Arbeitszeit fallen. Dem wirkt man oft mit Rundungen auf 5 oder 15 Minuten entgegen. Dies klappt jedoch nur, wenn man allgemeine Spielregeln für die Bewertung von Arbeitszeit im Einvernehmen mit den Mitarbeitern festlegt.
Bei der Entscheidung für eine Zeiterfassungshardware spielt das Tätigkeitsspektrum der Mitarbeiter eine wichtige Rolle. Für Mitarbeiter in der Fertigung ist oft eine stationäre, mit einer Branchensoftware online verbundene Terminalzeiterfassung die optimale Lösung. Die Zeiten werden auf Richtigkeit geprüft, so müssen weniger falsche Zeiten im Nachgang korrigiert werden. Wo örtlichen Gegebenheiten eine Aufstellung von Erfassungsgeräten nicht zulassen, sind mobile Geräte sinnvoll. Der Einsatz von Zeiterfassungsgeräten ist dem PDA vorzuziehen, da sich die Computer-Kenntnisse vieler Tischler in Grenzen hält. Je weniger Bedienungselemente ein Gerät hat, desto höher ist die Akzeptanz. Anders im Büro. Die wachsende Zahl von Mitarbeitern in Verwaltung und Arbeitsvorbereitung führt dazu, dass auch hier Zeiterfassung zum Thema wird.
Viele Tätigkeiten können nicht im Gemeinkostenblock versteckt werden. Gerade in der AV ist die Zuordnung zu Kundenaufträgen besonders wichtig. Wer am PC ein Zeiterfassungssystem nutzen kann, hat eine Sorge weniger. Mit der Erfassung fallen oft weitere Reorganisationsmaßnahmen an: Sofern man nicht gerade mit Geräten arbeitet, die Daten zu Aufträgen, Kostenstellen und Personal gespeichert haben, müssen diese am Gerät eingegeben werden. Will man Tastatureingaben vermeiden, kann ein Barcodescanner eingesetzt werden, was natürlich den Aufdruck der Barcodes auf die Auftragspapiere erfordert. Touchscreens können Tastatur und Maus unnötig machen.
… welche Zeiten erfassen?
Interessant ist die Frage, welche Daten wofür erfasst werden. Normalerweise erfasst man Datum, Uhrzeit Anfang und Ende, Mitarbeiter, Auftrag und Tätigkeit. Manchen Betrieben reicht die Auftragsnummer, andere wollen bis auf die Position genau erfassen. Auch bei der Tätigkeit unterscheiden manche nur die Hauptbereiche im Betrieb, von Maschinenraum über Bankraum, Oberfläche bis hin zur Montage, andere differenzieren auf bis zu 80 Kostenstellen, um Tätigkeitsarten und unterschiedliche Maschinen mit variierenden Kosten exakt auszuwerten. Je genauer die Erfassung sein soll, desto höher wird der Auf-wand. Die erfassten Zeiten können vielfältig eingesetzt werden für Nachkalkulation, Lohnabrechnung, Ermittlung der Maschinenauslastung und der Zeiten pro Arbeitsgang.
Zeiten braucht man nicht genauer zu erfassen, als sie ausgewertet werden! Für die Lohnabrechnung reicht in der Regel die Anwesenheitszeit, soll die Maschinenauslastung ermittelt werden, ist der Auftrag zweitrangig, bei der Arbeitsgang-Zeitermittlung sollte man dafür sehr genau wissen, für welchen Auftrag und welche Position (ideal sogar für welches Bauteil) die Zeit erfasst wurde. Gerade letztere Auswertung liefert dem Unternehmer gut nutzbares Wissen um durchschnittliche Bearbeitungszeiten für Tätigkeiten wie Zuschnitt, Bekantung, CNC-Bearbeitung, Lackieren oder Montage – eine Voraussetzung für die Vorkalkulation und Kapazitätsplanung. Ein geschlossener Regelkreislauf von der erfassten Zeit zur sich automatisch für eine Stückliste berechnenden Zeitvorgabe ist damit zumindest technisch realisierbar und würde der Vision einer vollautomatisierten Vorkalkulation schon sehr nahe kommen.
Exakte Zeiten sind oftmals nicht nur für die Nachkalkulation, sondern auch für die Erfassung der Auslastung von Maschinen wünschenswert. Sie können ohne großen Aufwand vom Mitarbeiter ermittelt werden. Bearbeitungszentren, Zuschnittsägen oder Kantenautomaten erfassen inzwischen auch automatisch Laufzeit, Stillstand, Wartung oder Rüstzeiten. So wird offenbar, ob es sinnvoll war, in eine Maschine zu investieren oder nicht.
Kosten überblicken
Der eigentliche Nutzen der Nachkalkulation entsteht im Vergleich mit der Vorkalkulation. Was nützt das Wissen darum, dass Zeiten aus dem Ruder gelaufen sind, wenn man nicht weiß, wo in der Vorkalkulation der Fehler liegt?! Hier führt nur die positionsgenaue Zeiterfassung weiter. Pauschale Erfassung verdeckt, bei welcher Tätigkeit der Mehraufwand angefallen ist. Allerdings verliert die Nachkalkulation in Betrieben mit standardisierten Abläufen und engem Produktspektrum an Gewicht, da die Wahrscheinlichkeit von Ausreißern sinkt. Wo die Maschine den Takt vorgibt, kann auch ein hochqualifizierter Mitarbeiter keinen nennenswerten Vorteil gegenüber einer angelernten Kraft herausarbeiten.
Produktivität beurteilen
Anspruchsvoll, aber wirksam ist auch die statistische Auswertung der Mitarbeiterproduktivität. Der Vergleich von produktiver und unproduktiver Zeit lässt Rückschlüsse auf die Arbeitsorganisation zu. Leitende Mitarbeiter sind generell weniger produktiv tätig. Kann man zwei Mitarbeiter bei gleichartigen Aufgabenstellungen vergleichen, lässt sich ein (tätigkeitsbezogener!) Produktivitätsfaktor ermitteln. Zeitwirtschaft kann hier die Eignung eines Mitarbeiters für bestimmte Tätigkeiten zumindest quantitativ untermauern. Software zur Zeiterfassung verschafft auch eine schnelle Übersicht über Krankenstand und Überstundenkonten, die gerade in Zeiten guter Auftragslage sorgfältig zu überwachen sind. Überstunden sind Verbindlichkeiten. Die Einlösung dieses Guthabens kann bestenfalls zu Produktivitätsengpässen, bei Ausbezahlung sogar zu Liquiditätsproblemen führen.
Elektronische Zeiterfassung senkt bereits mittelfristig die Kosten der Zeitwirtschaft und ist damit Grundvoraussetzung für ein Controlling, das mit vertretbarem Aufwand bereits ab einer Betriebsgröße von fünf Mitarbeitern eingesetzt werden kann. Tilman Haerdle

Kompakt Prozesse mit Zeiterfassung optimieren
• Zeiten braucht man nicht genauer zu erfassen, als sie ausgewertet werden! • Nur die positionsgenaue Zeiterfassung verrät, wo Zeiten aus dem Ruder laufen. • Wo die Maschine den Takt vorgibt, kann auch ein hochqualifizierter Mitarbeiter keinen nennenswerten Vorteil gegenüber einer angelernten Kraft herausarbeiten. • Zeiterfassung verschafft Klarheit über Krankenstand und Überstunden und trägt damit zur Sicherung der Liquidität des Unternehmens bei. • Zeitwirtschaft optimiert Abläufe, präzisiert die Vorkalkulation, verbessert Fertigungsabläufe, gibt Aufschluss über Maschinenauslastung und hilft, Mitarbeiter eignungsgerecht einzusetzen.
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