Niemand hat Zeit zu verschenken! Wir zeigen Ihnen, wie Sie die tägliche Papier- lawine schneller in den Griff bekommen.
brigitte.jahn@bm-jahn.de Brigitte Jahn
8.30 Uhr. Vor Ihnen stapelt sich die Eingangspost. Sie nehmen den ersten Brief zur Hand, da klingelt das Telefon. Ihre Mitarbeiterin Frau Bock meldet sich krank. Sie organisieren eine Vertretung und lesen den ersten Brief erneut. Ihr Blick fällt auf den Reklamationsbrief von Frau Reiniger. Gesprächstermin ist heute Nachmittag! Sie notieren sich einige Argumente. Ein Blick auf die Uhr – es ist bereits 9.30 Uhr, und Sie sind mit Ihrer Eingangspost praktisch keinen Schritt weitergekommen! Was lässt sich dagegen tun?
• Vorbereitung: Sie öffnen die Post, lesen sie und sortieren die Schriftstücke in vier Stapel: Wegwerfen, Delegieren, Bearbeiten, Ablegen.
• Wegwerfen: Ein schöner, großer, leerer Papierkorb ist das beste Hilfsmittel, um die Papierlawine einzudämmen. Er sollte direkt neben dem Schreibtisch stehen. Werfen Sie alles weg, was Sie sich jederzeit wieder besorgen können, z. B. Kataloge, Broschüren und Zeitschriften. Sie werden rasch festellen, dass Sie nur selten eine Information ein zweites Mal benötigen.
• Delegieren: Es gibt zahlreiche Vorgänge, die Sie nicht selbst bearbeiten müssen – auch wenn das Schreiben an Sie adressiert ist.
• Bearbeiten: Für diesen Stapel legen Sie sich einen Aufgabenkorb an. Dort hinein gehören Eingangspost, Telefonnotizen und sonstige Notizzettel. Der Inhalt sollte jeden Morgen zuerst durchgesehen werden. Quillt der Korb über, heißt das, Sie haben bei zu vielen Schriftstücken nicht entschieden, was als nächstes damit geschehen soll. Eine Aufforderung, unklare beziehungsweise unerledigte Vorgänge abzulegen.
• Ablegen: Alles was jetzt noch übrig ist, gehört in die Ablage. Legen Sie einen Ablagekorb an. Sorgen Sie dafür, dass er regelmäßig geleert wird und dass alle Schriftstücke in die Ablage kommen.
Fünf Regeln für eine schnelle Postbearbeitung
- 1. Schaffen Sie für die tägliche Postbearbeitung eine störungsfreie Zeit, in der Sie sich beispielsweise am Telefon vertreten lassen. Achten Sie auch darauf, dass Ihr Schreibtisch möglichst frei ist.
- 2. Werfen Sie alles weg, was Sie sich jederzeit wieder beschaffen können.
- 3. Delegieren Sie – mit kurzem Vermerk, was zu tun ist.
- 4. Halten Sie den Bestand in Ihrem Aufgabenkorb so gering, dass Sie alle darin enthaltenen Vorgänge jeden Morgen als erstes schnell durchblättern können.
- 5. Benutzen Sie Ihren Ablagekorb ausschließlich für die vorübergehende (!) Aufbewahrung von erledigten Vorgängen.
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