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IT-Erfahrungsaustausch digital bei der Verbundgruppe Creative Partner.

Jungunternehmer in der Verbundgruppe Creative Partner
IT-Erfahrungsaustausch digital

Software und Prozesse zu standardisieren, ist Ziel des IT-Erfahrungsaustausches der Jungunternehmer in der Verbundgruppe Creative Partner.
Der Erfahrungsaustausch innerhalb der Mitgliedsbetriebe in sogenannten Erfa-Gruppen ist fester Bestandteil in der Verbundgruppe Creative Partner. Rund 350 große Tischlereien und Schreinereien mit mehr als 20 Mitarbeitern sind dort organisiert. Und weil die Betriebe räumlich weit auseinanderliegen, stehen diese in der Regel auch nicht im direkten Wettbewerb untereinander. Auf so einer Basis ist ein offener und ehrlicher Austausch leichter möglich. Erst recht, wenn es um ein Thema geht, wo wirklich der Schuh drückt, und wo es schwer ist, alleine weiter voranzukommen.

Die Digitalisierung ist ein solches Thema. »Als einzelne Tischlerei wird man von den großen Softwareanbietern gar nicht wahrgenommen. Selbstständige Programmierer oder Kleinunternehmen gibt es zwar, diese sind für uns aber nicht zukunftssicher. Schließlich hängen an der Zuverlässigkeit einer zentralen Software mitunter Kundenaufträge im fünfstelligen Bereich«, stellt Till Hubl fest. Er ist Bachelor of Engineering und Prokurist der Schreinerei Hubl & Hubl e.K. im hessischen Florstadt. Samuel Weichsel ist bereits Geschäftsführer im elterlichen Betrieb Weichsel78 in Suhlendorf. Zu dem niedersächsischen Unternehmen gehört auch ein Planungsbüro in Hamburg. Zusammen mit Jonas Klinkenberg, Schreinerei Klinkenberg im rheinischen Inden, und Richard Helmrich, Helmrich GmbH in Isernhagen bei Hannover, bilden die vier dase Gründungsteam der Gruppe.

Ordnung in die Vielfalt bringen

Wo soll man anfangen, um das komplexe Thema der Digitalisierung im eigenen Handwerksbetrieb in den Griff zu bekommen? »Jeder nutzt sein System in unterschiedlicher Tiefe. Die Vorteile einer Branchensoftware werden nur selten ausgenutzt. Schnittstellen sind oft nicht bekannt – oder gar nicht vorhanden, denn mancher akzeptiert sogar branchenfremde Lösungen, wenn diese Vorteile zu bieten scheinen. Nur kann man darauf schlecht aufbauen«, schätzt Richard Helmrich die Ausgangssituation ein. Der Tischlermeister und Betriebswirt ist zugleich Kommunikation- und Social-Media-Manager im Familienunternehmen. Wie er sind auch seine auch seine Kollegen an langfristig tragfähigen Netzwerken interessiert.

Durchgehender Datenfluss

Jeder manuelle Zwischenschritt widerspricht der digitalen Denkweise und kostet richtig Zeit und Geld. Als Beispiel nennt Gabrielle Pocorobba, der anfangs noch als Mitarbeiter der CP Verwaltungs GmbH den IT-Erfahrungsaustausch moderierte, das Abtippen von Arbeitsstunden, wenn sich die Zeiterfassungs-App der Monteure nicht mit der Projektabrechnung synchronisiert. Hinsichtlich des Prozesses stellt dies keine Verbesserung gegenüber den bisherigen Papierzetteln dar, im Einzelfall ist zumindest das Schriftbild besser lesbar.

»Noch schlimmer ist es, wenn schon digital erfasste Projektdaten verloren gehen und aufwendig gesucht werden müssen, weil es innerhalb der Mitarbeiter kein einheitliches Vorgehen zur Ablage und Archivierung gibt«, gibt Jonas Klinkenberg selbstkritisch zu. Er schlägt einen branchenweiten Leitfaden vor und sieht hier auch die Berufs- und Meisterschulen in der Pflicht: »Während jeder Tischler weiß, in welcher Reihenfolge er handwerklich einen Stuhl baut, gibt es noch keine Anleitung für digitale Abläufe.«

Am Anfang steht der Prozess

Die Mitglieder fassen die wichtigste Erkenntnis der ersten Treffen in der noch neuen Erfa-Gruppe zusammen: »Ich muss meine Prozessketten kennen – sonst betrachte ich nur Teillösungen, die viel Geld und Zeit kosten und die nicht ineinandergreifen.« Also hat sich die Gruppe drangesetzt, eine allgemeingültige Prozessbeschreibung für jede Schreinerei zu entwickeln, die sowohl die technischen als auch die kaufmännischen Aspekte berücksichtigt: von der Angebotserstellung über die Produktion bis zur Schlussrechnung. Eine beeindruckende Leistung!

Till Hubl erläutert die nächsten Schritte: »Wir werden nun recherchieren, welche Software welchen Prozessschritt abbildet.« Ein Baustein wird auch der Besuch auf der digitalBau-Messe in Köln sein, deren Start gerade von Februar auf den 31. Mai verschoben worden ist. Aber selbst wenn es die optimale Lösung gäbe, ist es schwer, im laufenden Betrieb die Software umzustellen. Längst sind in wohl jedem Unternehmen Programme im Einsatz. Noch schwerer, als ein neues System einzuführen, ist es, ein altes abzulösen. Das erfordert viel Energie und Motivation – beides scheint bei den vier jungen Männern in der Gruppe reichlich vorhanden zu sein!

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