Quillt Ihr Schreibtisch über vor lauter Unterlagen, und Sie finden nichts mehr? Dann wird es Zeit, dass Sie sich nach einem passenden Wiedervorlagesystem umsehen!
Brigitte Jahn
Schreiner Manfred Schmidt ruft Petra Müller im Betrieb an und meldet sich krank. Die Kollegin begibt sich an Schmidts Schreibtisch – und kriegt bei seinem Anblick einen Schreck: Stapel von Akten, zwischen denen Schriftstücke hervorquellen; rechts und links Türme aus randvollen Ablagekörben; die gesamte Arbeitsfläche von Papier überflutet, das Telefon kaum noch aufzufinden. Was, wenn jetzt ein Kunde anruft und eine Frage zum Angebot für sein neues Schlafzimmer hat? Wie und wo soll Petra Müller hier irgendwelche Unterlagen finden?
Der gute Rat an Schreiner Schmidt: Alle Vorgänge, die nicht sofort bearbeitet werden, gehören in die Wiedervorlage. Es gibt dafür verschiedene Systeme.
• Die Wiedervorlage-Mappe bekommt man entweder mit zwölf oder mit 31 Fächern. Je nach Dokumentenaufkommen wählen Sie die Zwölfer-Teilung für Monate oder die 31er-Teilung für Tage.
Nachteil der Wiedervorlage-Mappen: Sie wachsen nicht mit, und ihr Fassungsvermögen ist sehr begrenzt; umfangreiche Unterlagen finden darin keinen Platz.
• Die Hängeregistratur besteht aus zwölf bzw. 31 Hängetaschen – für jeden Monat bzw. Tag eine Tasche. Stecken Sie die Unterlagen ungelocht in jene Tasche, in der Sie den Vorgang zu gegebener Zeit wiederfinden möchten. Vorgänge, die aus mehreren Blättern bestehen, werden in Klarsichthüllen zusammengefasst.
• Vorteil der Hängeregistratur: schnelle Ablage, gute Übersicht; auch umfangreiche Unterlagen passen hinein.
• Wiedervorlage mit dem PC. Arbeiten Sie überwiegend am PC im Büro, dann können Sie Ihre Wiedervorlage auch am PC verwalten. Mit gängiger Zeitplan-Software (z. B. Microsoft Outlook) ist das kein Problem. Notieren Sie Ihre Aufgaben am PC, geben Sie das Erledigungsdatum an und halten Sie fest, wo Sie den Vorgang abgelegt haben. Am Fälligkeitstag erinnert Sie der PC automatisch an Ihre Aktivitäten und gibt den Aufbewahrungsort an.
• Wiedervorlage mit dem Organizer. Sind Sie Unternehmer und viel unterwegs? Dann ist der Organizer genau das Richtige für Sie. In diesen leicht zu bedienenden Kleinst-Computer zum Mitnehmen können Sie Ihre Aufgaben schnell eingeben. Dank der eingebauten Uhr erinnert er Sie rechtzeitig an Ihre Aufgaben und Termine. Der Datenaustausch mit Ihrem PC ist problemlos: Alle Daten lassen sich einfach hinüberschieben.
Sieben Tipps gegen überfüllte Schreibtische
- Befreien Sie Ihren Schreibtisch (und damit auch Ihren Kopf) von Ballast.
- Legen Sie Vorgänge, die Sie nicht sofort bearbeiten, in die Wiedervorlage.
- Wählen Sie unter den verschiedenen Wiedervorlage-Systemen (Wiedervorlage-Mappe, Hängeregistratur, PC oder Organizer) das für Sie passende Syste:
- Benutzen Sie Wiedervorlage-Mappen, wenn Sie wenige Schriftstücke aufbewahren wollen.
- Gebrauchen Sie die Hängeregistratur bei zahlreichen und umfangreichen Akten.
- Wenn Sie überwiegend im Büro sind: Verwenden Sie den PC mit einer Zeitplan-Software.
- Wenn Sie viel unterwegs sind: Benutzen Sie den Organizer.
Weitere Infos direkt bei: brigitte.jahn@bm-jahn.de
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