Digitalisierung im Betrieb: Auftragsstatus in Echtzeit

Wie bringt man Struktur in den Betrieb, macht den Arbeitsfortschritt transparent und hält Mittarbeiter und Kunden über den Status ihrer Aufträge auf dem Laufenden? Chris Iwasieczko, Juniorchef der gleichnamigen Tischlerei in Seevetal, hat eine einfache, aber effektive Lösung gefunden.

Der 10-Mitarbeiter-Betrieb nutzt die Software »Flow.Trace« um die Prozesse im Unternehmen digital abzubilden. Das System besteht aus der cloudbasierten Software, einer mit den Auftragspapieren mitlaufenden Scheckkarte mit RFID-Chip und den sog. »Flow.Scannern«. Geht ein Auftrag ein, wird er angelegt und die erforderlichen Daten auf dem Chip gespeichert. Geht der Auftrag dann in die Werkstatt, nimmt sich der Mitarbeiter das Klemmbrett mit den Papieren und scannt den Chip an der entsprechenden Station ein. Damit hat der Auftrag den Status »In der Fertigung«. Insgesamt gibt es zehn Scanner bei Iwasieczko und damit zehn Prozessschritte: von Auftragsbestätigung über Arbeitsvorbereitung und Fertigung bis hin zu Auftrag abgeschlossen.

Bei den Iwasieczkos sind ständig rund 50 Aufträge in Bearbeitung, da kann man schon mal den Überblick verlieren. Ein Monitor im Betrieb zeigt daher für jeden Auftrag an, in welchem Stadium er sich gerade befindet. »Das gibt uns eine unwahrscheinliche Transparenz über das Geschehen im Betrieb« ist auch Seniorchef Dieter Iwasieczko begeistert. »Jeder Mitarbeiter weiß genau was gerade so läuft und wo es stockt.« Wird ein Auftrag in gelb statt in grün angezeigt, heißt das, er wartet über eine bestimmte Zeit hinaus auf den nächsten Prozessschritt, ist er rot, muss eingegriffen werden.

Das System hilft damit jedoch nicht nur den Mitarbeitern, es stellt auch einen modernen Kundenservice bereit: Für jeden Prozessschritt kann hinterlegt werden, dass der Kunde automatisch per Whatsapp, SMS oder E-Mail über den aktuellen Status informiert wird. Beim Status »Auftrag abgeschlossen« wird der Kunde aufgefordert, eine Google-Bewertung abzugeben, sodass das der Betrieb online zunehmend besser gerankt wird. Alles automatisiert und DSVGO-konform.

Analoges wird digital gespiegelt

Flow.Trace ist eine Erfindung der Make Work Flow GmbH in Hamburg. Das Start-up hat sich zum Ziel gesetzt, kleine und mittelständische Betriebe einfach und kostengünstig zu digitalisieren. Vorhandene analoge Prozesse bleiben dabei bestehen, sie werden lediglich digital gespiegelt. Das Unternehmen bietet die Software ab 59 Euro/Monat zur Miete an, drei Pakete mit vier, sieben bzw. zehn erfassbaren Prozessschritten stehen zur Wahl.

In der Tischlerei Iwasieczko sind Vater und Sohn gleichermaßen happy mit der gefunden Lösung. Auch die Mitarbeiter freuen sich über mehr Transparenz, sind motivierter und ziehen voll mit. Die Kunden nehmen die Echtzeitinfos gerne an und staunen oft nicht schlecht über diesen Service, den sie in dieser Form vom Handwerk nicht unbdedingt gewohnt sind. -HJG