Marketing & Betriebsführung

Erfolgreich organisieren

Das Büro versinkt im Chaos, Feierabend ist für Sie ein Fremdwort und am Wochenende wartet auch schon wieder ein Stapel Arbeit? Das muss nicht sein. Gute Betriebsorganisation schafft Freiräume – für den Chef und für die Mitarbeiter.

Eine effiziente Zeitplanung ist laut vielen Fachbüchern Voraussetzung für eine gute Betriebsorganisation. Schreinermeister Robert Müller, Inhaber der gleichnamigen Schreinerei in Augsburg, hält von diesen Lehrbuchaussagen wenig: »Ich kann meinen Tagesablauf nicht planen. Denn jeden Tag liegt etwas anderes an, stehen Mitarbeiter in meiner Tür und haben Fragen. Wenn ich meinen Arbeitstag zeitlich so einteile, dass ich von 7 bis 9 Uhr nur Rechnungen schreibe und von 9 bis 10 Uhr Angebote, dann blockier ich meine Mitarbeiter und den ganzen Arbeitsfluss im Betrieb. Zeit-management, wie es in Lehrgängen angeboten wird, funktioniert für mich nicht.« So wie Robert Müller geht es vielen Chefs: Auf ihren Schultern lasten viele Aufgaben und Entscheidungen. Diese gut zu organisieren, ist nicht leicht. Die Gefahr ist groß, dass an Chefs alles hängen bleibt und sie zum Flaschenhals im Betrieb werden. »Tischler- und Schreinerbetriebe funktionieren zu 95 Prozent über die Unternehmerpersönlichkeit. Viele Schreiner haben aber als Chef ein konservatives Selbstbild, wollen oder können Aufgaben nicht abgeben«, kennt auch Jan Herrmann, Betriebsberater beim Fachverband des Tischlerhandwerks Nordrhein-Westfalen, das Problem. Dann läuft der Betrieb nicht nur ineffizient, dem Chef droht auch ständige Überlastung. Die Folgen können dramatisch sein: von Burn-out bis zum Herzinfarkt.

Robert Müller hat sich gleichwohl gut organisiert, um erst gar nicht in diesem Hamsterrad zu landen: Sein Arbeitstag beginnt morgens um 7 Uhr mit der Mitarbeiterbesprechung und endet fix spätestens um 19 Uhr – dann holt er seine Partnerin vom Bahnhof ab. «Ich könnte sicherlich bis abends um 21 Uhr arbeiten, aber ich habe mir eine feste Tagesstruktur gegeben. Damit tut man sich meiner Erfahrung nach leichter«, erklärt der Schreinermeister. Überstunden und Wochenendarbeit sind für ihn Ausnahmen. Der Ausgleich im Privatleben mit Zeit für die Familie, Hobbies und Freunde hat für ihn oberste Priorität. Doch wie schafft er das?
2000 hat er seine Schreinerei aus der Konkursmasse eines größeren Betriebs, bei dem er zuvor acht Jahre lang als leitender Meister beschäftigt war, herausgekauft und neu aufgestellt. Dabei war für ihn klar, die Ressourcen seiner Mitarbeiter bestmöglich zu nutzen und den Betrieb so zu organisieren, dass er auch ohne ihn läuft – zumindest für eine gewisse Zeit. Seine Philosophie: »Wenn mich mein Betrieb belastet, dann läuft etwas falsch! Ich hab deshalb auch überlegt: Wie viel Arbeit tu ich mir an? Was kann ich abgeben?«, umreißt der Augsburger sein Konzept.
Müllers Lösung liegt in einem team-orientierten Führungsstil und dem Delegieren von Aufgaben und Zuständigkeiten: Von Anfang an beschäftigte er neben drei Mitarbeitern in der Fertigung auch eine Vollzeit-Sekretärin. Mittlerweile ist der Betrieb auf zehn Mitarbeiter angewachsen, die weitestgehend eigenverantwortlich arbeiten. Grundlage hierfür: ein ständiger Informationsfluss. »Jeder muss wissen, wo er was z. B. im Büro findet. Jeder im Betrieb muss zu jeder Zeit über alles informiert sein. Es geht nicht, dass ich Infos mit in den Feierabend oder gar den Urlaub nehme und meine Mitarbeiter wissen über den Vorgang nicht Bescheid. Umgekehrt informieren mich meine Mitarbeiter regelmäßig über den Stand ihrer Projekte«, stellt Müller fest. Kommunikation ist für ihn das A und O! Das Morgenmeeting ist daher ein absoluter Pflichttermin zum Informationsaustausch. Konkret bedeutet diese Transparenz auch: Jeder Auftrag muss leserlich und mit allen Infos, wie Auftraggeber, Kontaktdaten, Aufgabe, ggf. Ort der Baustelle und zusätzlich Beachtenswertes, erfasst werden. Für seinen Betrieb hat Müller deshalb eigene Auftragsformulare entwickelt.
»Mittlerweile ändert sich der Führungsstil hin zu mehr Teamarbeit mit Besprechungen. Durch mehr Kommunikation kann vieles verbessert werden«, bestätigt Herrmann. »Wichtig dabei ist, den eigenen Führungsstil zu erkennen, immer wieder zu reflektieren und weiterzuentwickeln.« Das habe nicht nur großen Einfluß auf die Betriebsorganisation und Mitarbeiterführung, sondern auch auf das Selbstbild und die eigenen Aufgaben als Chef.
Müller sieht sich daher eher als Teamplayer und Dienstleister für seine Mitarbeiter: »Als Chef muss ich dafür sorgen, dass meine Mitarbeiter Arbeit haben und ihre Aufgaben ungestört erledigen können. Meine Tätigkeiten als Chef muss ich dem unterordnen.« Das hat ganz konkrete Auswirkungen: So priorisiert der Geschäftsführer seine Angelegenheiten, delegiert viel und plant Pufferzeiten ein, um Aufgaben notfalls auch verschieben zu können. Störfaktoren gibt es dabei für ihn nicht: »Wenn ein Mitarbeiter in meiner Tür steht, hat er ein Anliegen – ebenso ein Kunde. Auf den ersten Blick stört das schon, wenn ich grad mitten in der Kalkulation stecke – aber sowohl der Mitarbeiter wie der Kunde bringen Umsatz, da muss ich mir auch Zeit für sie nehmen. Deshalb sind das im Grunde genommen keine Störfaktoren«, findet Müller.
Neben seinen Hauptaufgaben wie Akqusition, Angebotserstellung und Rechnung sowie Marketing und Mitarbeiterführung kümmert er sich immer wieder gezielt um strategische Fragen: Wo steht mein Betrieb? Wo wollen wir hin? Was ist unser Hauptgeschäft und wie kann ich es erweitern? In diesem Zusammenhang hat sich Müller für seinen Betrieb sehr erfolgreich eine Nische mit Komplettdienstleistungen für die Altbaumodernisierung geschaffen – und sich auch intensiv mit Outsourcing beschäftigt: Früher habe er viele Fenster gefertigt, heute kaufe er Küchen, Fenster und Schränke zu und greife auch auf Subunternehmer zurück, z. B. im Trockenbau. «Da muss man den freien Blick haben, sich zu fragen, was sich noch lohnt. Wenn ich günstiger einkaufen kann als selbst zu fertigen, geb ich das nach außen«, erklärt der 49-Jährige. Ebenso verfährt er bei Lohnabrechnung und Buchhaltung: Hier übernimmt der Steuerberater die Aufgaben, Müllers Mitarbeiterin im Büro kontiert die Kostenstruktur vor.
Mit derselben Maßgabe sucht Müller auch stets nach neuen Geschäftsbereichen: So hat er z. B. mit einer nachrüstbaren Einbruchsicherung für Fenster Neugeschäft geschaffen. »Das ist nur möglich, weil ich meinen Betrieb vom Büro aus führe«, konstatiert Müller – und beherzigt damit ein Credo, das ihm schon sein BWL-Lehrer an der Meisterschule mit auf den Weg gegeben hat: »Das Geld ist im Büro verdient!« EMS

Service
Schreinerei Robert Müller GmbH, Augsburg, rom@schreinerei-mueller.de
Fortbildungen, Beratungen und individuelle Workshops zur Unternehmensführung bieten u. a. die Innungen und Landesverbände an – der Landesverband NRW z. B. auch in einer »Wachstumswerkstatt«. Infos bei Jan Herrmann, herrmann.nrw@tischler.de, www.tischler-nrw.de

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