Mit wachsender Komplexität der Aufgaben bedarf es eines übergeordneten Organisationssystems, auch in Tischler- und Schreinereien. Das Softwarehaus Extragroup bietet daher in seiner Branchensoftware Profacto ein Werkzeug um Arbeitsabläufe im Betrieb zu steuern.
Software kann helfen die kaufmännischen und technischen Tätigkeiten im Betrieb effizienter abzuwickeln. Viele Aufgaben, die von Hand viel Zeit und Konzentration erfordern, erledigt Software schneller und zuverlässiger, doch mit wachsender Komplexität der Aufgaben ist ein übergeordnetes Organisationsprinzip nötig. Ganze Abläufe müssen koordiniert, geplant und ausgeführt werden. Daher ist es sinnvoll, genau zu Beschreiben, was im normalen Geschäftsbetrieb bei der Auftragsabwicklung passiert.
Aufgaben definieren
Die Abbildung von Geschäftsprozessen geschieht in der Branchensoftware »Profacto« von Extragroup mit Hilfe von ereignisbasierten Workflows. Dies passiert aus der Erkenntnis heraus, dass Geschäftsprozesse nicht einfach so angestoßen werden, sondern dass es bestimmte Ereignisse sind, die den Stein ins Rollen bringen. Ein Beispiel:
- Eine Anfrage kommt von einem Interessenten
- Es wird ein Mitarbeiter beauftragt, die Anfrage zu kalkulieren
- Nach abgeschlossener Kalkulation, kann das Angebot verschickt werden
- Das Angebot wird nach einer definierten Zeitspanne nachgehakt
- Ist das Nachfassen erfolgreich, kommt es zum Auftrag. Dies löst die Arbeitsvorbereitung aus
- Ist die AV fertig, kann der Auftrag zur Fertigung freigegeben werden
In Profacto definiert der Anwender einen Workflow über Aktivitäten. Jede Aktivität wird durch eine Kategorie, einen Titel, Termininformationen sowie eine Beschreibung spezifiziert. Außerdem, und das ist das Wesentliche, ist sie mit den wichtigsten Instanzen im System verknüpft: Mitarbeitern als Akteuren, Kunden, Lieferanten, Aufträgen und Bestellungen. Über sogenannte Folgeaktivitäten wird bestimmt, welche Aufgabe als nächstes ansteht, wenn eine Aktivität erledigt wurde. Hierbei wird differenziert, mit welchem Ergebnis eine Aufgabe beendet wurde. Das heißt, es lässt sich eine ganze Sammlung von Folgeaktivitäten angeben. Abhängig vom Ergebnis kommen nur bestimmte Folgeaufgaben zum Tragen, wobei der Anwender hier nochmals entscheiden kann, welche davon tatsächlich aktiviert werden sollen.
Durch dieses Verfahren lassen sich verzweigte, ergebnisabhängige Geschäftsprozesse abbilden. Mitarbeiter müssen sich ihre Arbeit nicht mehr abholen, sondern die aktuell anstehenden Aufgaben erscheinen minutenaktuell auf dem Bildschirm. Der Mitarbeiter kann die Aufgaben nach Typ und Wichtigkeit filtern.
Prozesse anstossen
Durch die wichtigsten Ereignisse im kaufmännischen Bereich, wie dem Druck von Angeboten, Auftragsbestätigungen oder Rechnungen können Prozesse angestossen werden, ebenso bei ablaufbedingten Statusverändungen im Projekt wie dem Beginn der Arbeitsvorbereitung oder Herstellung der Versandbereitschaft etc.
Der Abgleich mit Microsoft Outlook als Kalenderapplikation bringt zusätzlich die Option, alle offenen Aufgaben und Termine auch mobil auf Geräten wie BlackBerry oder iPhone nutzen zu können.
Extragroup GmbH 48149 Münster Tel.: (0251) 39089-0, Fax: -10 www.extragroup.biz
Teilen:
Einbruchhemmende Türen aus Holz
