Zeit erfasst, CNC abgeschafft

Morgens kurz nach Sieben: Bei der Firma Holz.exe in Böblingen (www.holzexe.de)beginnt für die Mitarbeiter in voller Montur ihre tägliche Arbeitszeit im Büro des Chefs. Dort steht die Ladestation für die mobilen Zeiterfassungsgeräte. Mit dem Einschalten wird angestempelt.

Das Unternehmen, das von Johannes Rebmann, Tischlermeister und Gestalter im Handwerk, geführt wird, gibt es seit 1998. Derzeit stehen hier fünf Menschen in Lohn und Arbeit, neben dem Inhaber und seiner an zwei Tagen mitarbeitenden Ehefrau ein Meister, eine Gesellin, ein Geselle und zwei Azubis. Der Schreiner hat sich auf Möbel spezialisiert und besetzt damit die Nische der individuellen Einzelanfertigung. Immerhin 30 Prozent des Umsatzes macht der Unternehmer mit öffentlichen Aufträgen. Zum Zug kommt er dabei, wenn es um Spezialanfertigungen geht, die beschränkt ausgeschrieben werden.

»Schon lange ist die Nachkalkulation für uns ein wichtiges Instrument zur Betriebsführung«, verrät Rebmann. Penibel werden alle Material-, Lohn- und sonstigen Kosten auf die jeweiligen Aufträge gebucht und im Soll-Ist-Vergleich mit Angebotswerten verglichen. »Einerseits können wir aus Abweichungen Rückschlüsse für zukünftige Kalkulationen ziehen, andererseits lässt sich feststellen, ob alle Positionen richtig abgerechnet worden sind«, begründet Rebmann den Aufwand. »Wir können uns keinen Blindflug erlauben, dazu ist der Wettbewerb zu hart geworden.«

Richtig Sinn macht jedoch nur eine möglichst zeitnahe Kostenkontrolle. Und hier lag früher der Knackpunkt: »Ständig sind wir den Stundenzetteln hinterhergelaufen. Entweder waren sie unvollständig, unleserlich geschrieben oder wurden verspätet in die EDV übertragen«, beschreibt Rebmann die Situation in der Vergangenheit. Deshalb hat man sich bei Holz.exe bereits im Jahr 2001 für die Anschaffung eines elektronischen Zeiterfassungssystems entschieden.

Jeder Mitarbeiter wurde mit einem eigenen mobilen Rapport-Gerät der Firma Digi-Zeiterfassung ausgestattet. »Die Anschaffungskosten hielten sich für uns in Grenzen«, verrät Unternehmerfrau Tanja Laabs. Die Geräte und die Ladestation konnten aus einer Betriebsauflösung übernommen werden. Lediglich für Software und den Servicevertrag fielen Kosten an, die sich durch den verringerten Verwaltungsaufwand schon nach wenigen Monaten amortisierten.

Die zigarettenschachtelgroßen Kleingeräte überzeugten vor allem durch ihre Robustheit und ihre einfache Bedienung: Mit insgesamt nur acht Bedienfeldern gibt der Mitarbeiter schnell die anstehende Tätigkeit zum entsprechenden Auftrag ein. Die tagsüber geleisteten Stunden werden über Nacht auf den Computer übertragen und mit den Aufträgen synchronisiert. Die Daten werden dann durch die Software verarbeitet. Auf Knopfdruck lassen sich verschiedene Auswertungen generieren: Leistungsnachweise für den Kunden, Detailauswertungen des laufenden Auftrags für den Geschäftsführer, Zeitnachweise für den Mitarbeiter …

»Um eventuelle Unstimmigkeiten vor der Lohnabrechnung zu klären, bekommt jeder Mitarbeiter am Montag Morgen eine Liste mit den in der vergangenen Woche von ihm erfassten Zeiten zur Kontrolle vorgelegt. Erst danach nutze ich die Daten für Lohnprogramm«, erklärt Tanja Laabs die Vorgehensweise. Diese Transparenz trägt zur Akzeptanz bei der Belegschaft bei. Kommen neue Mitarbeiter in das Unternehmen, wird eine Wochen lang ein Parallelbetrieb aus Zettelwirtschaft und der elektronischen Erfassung gefahren. »So können unsere neuen Mitarbeiter gefahrlos Erfahrungen mit der Methode sammeln«, freut sich Laabs.

Außer in ein Lohnprogramm spielt Betriebsinhaber Rebmann die Daten für die Nachkalkulation in eine Tabellenkalkulation ein. »So kann ich jederzeit sehen, ob wir mit dem Auftrag noch im grünen Bereich, sprich in der Gewinnzone liegen«, erklärt Rebmann.

Genau erfasste Zeiten sind für Rebmann aber nicht nur für die Nachkalkulation, sondern auch für die Erfassung der Auslastung von Maschinen wichtig. »Noch bis vor einem Jahr haben wir die Zeiten für über 40 der in unserem Betrieb anfallenden Tätigkeiten ermittelt und ausgewertet«, beschreibt Rebmann. Ein Aufwand, der sich gelohnt hat: Mit der Auswertung kam die Erkenntnis, dass sich die im Unterhalt teure CNC-Maschine für die geringen Stückzahlen, die bei Holz.exe produziert werden, nicht im Geringsten rentierte. »Da frisst die CNC-Programmierung die Rendite auf«, musste sich Rebmann eingestehen. Als dann auch noch eine Reparatur der Maschine fällig war, fiel die Entscheidung leicht: »Wir haben das Bearbeitungszentrum kurzerhand wieder abgeschafft.« Entsprechende Aufträge werden jetzt an Spezialisten vergeben.

In der Zwischenzeit werden bei Holz.exe noch knapp 20 unterschiedliche Tätigkeiten erfasst: Vom Angebot erstellen über Bankraumarbeiten bis zur Wartung ist jede der Tätigkeit als produktiv oder unproduktiv bewertet. »Wir haben das Ziel, unsere unproduktiven Tätigkeiten auf ein Minimum zu verringern«, sagt Rebmann. Erfolge habe man bereits auch mit eher ungewöhnlichen Maßnahmen erzielt: »Unsere Lieferanten haben wir dazu erzogen, ihre Außendienstler nicht mehr unaufgefordert ins Haus zu schicken. Bei den meisten Firmen stießen wir mit unserer Bitte auf Verständnis.« Ohnehin bevorzugt Rebmann Lieferanten mit gepflegten Online-shops, bei denen man zu jeder Tages- und Nachtzeit für die Angebotserstellung nach Preisen recherchieren kann.

Insgesamt arbeitet Rebmann nicht weniger, aber die Qualität der Zeit hat sich für ihn erheblich verbessert. So ist man bei Holz.exe davon überzeugt, dass die heutigen elektronischen Möglichkeiten nicht nur die Effizienz des Betriebes steigern, sondern auch die besten Voraussetzungen schaffen, den Kunden erstklassige Dienstleistung zu bieten: Zeit nämlich, ihre Wünsche umzusetzen. AG

Die Firma Digi-Zeiterfassung vertreibt Soft- und Hardware made in Germany zur elektronischen Zeiterfassung. Zu den Kunden zählen vorrangig holz- und metallverarbeitende Handwerksbetriebe.

Digi-Zeiterfassung GmbH 70771 Leinfelden-Echterdingen Tel.: (0711) 70960-70, Fax: -60 www.digi-zeiterfassung.de