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Vom Suchen und Finden

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Vom Suchen und Finden

Die passende Branchensoftware findet sich leichter mit der dds-Marktübersicht
Eine geeignete Branchensoftware zu finden, ist eine zeitintensive und anspruchsvolle Aufgabe. Denn das Programm sollte bestmöglich zu den Betriebsabläufen passen. dds-Autor Johannes Meyer erklärt, worauf Sie achten sollten.

Johannes Meyer

Beim Bau eines Hauses erkennt man die Vor- und Nachteile der Planung oft erst dann, wenn man das Gebäude eine Weile bewohnt hat: eine Steckdose hier, etwas mehr freie Fläche dort. Je mehr Gedanken man sich vor Aushub der Baugrube macht, umso weniger werden »Planungsfehler« zu tatsächlich entscheidenden Problemen. Ähnliches gilt für die Auswahl einer geeigneten Branchensoftware. Denn mit dem Kauf und der Installation eines bestimmten Programms trifft man eine langfristige Entscheidung, die daher so fundiert wie möglich vorbereitet werden sollte. Dazu muss man möglichst genau wissen, was man von einer Software erwartet. Ein sogenanntes Lastenheft legt dabei fest, welche Aufgaben von einer Software erfüllt werden müssen, damit sie für den jeweiligen Betrieb infrage kommt.
Anforderungen beschreiben
Dabei ist es hilfreich, diese Liste so präzise wie möglich abzufassen. Dazu ein Beispiel: Ein möglicher Punkt in einem Lastenheft für die Auswahl einer Schreinersoftware könnte z. B. lauten: »Rechnungen schreiben«. Diese grob formulierte Bedingung wird wohl jede auf dem Markt befindliche Schreinersoftware erfüllen können. Wird diese Aufgabe betriebsspezifisch konkretisiert (» Regieberichte aus der Zeiterfassung erstellen und einen oder mehrere Regieberichte in einer Rechnung verwenden«), so grenzt sich die Auswahl der infrage kommenden Programme vermutlich etwas ein.
Der Hersteller der Software wird gerne bei der Suche nach der passenden Schreinersoftware beratend unterstützen, aber er kennt die individuellen Abläufe im Betrieb nicht. Er ist auf die Mithilfe der Personen angewiesen, die mit dem Programm später arbeiten sollen. Sonst wird er – ohne konkrete Fragestellungen – das beschreiben, was sein Programm am besten kann. Da jeder Betrieb aber seine eigenen Aufgaben und Probleme hat, sollte das Lastenheft die betriebsspezifischen Anforderungen an die Software sehr präzise formulieren.
Büroabläufe maßgeblich
Vermutlich können Sie in der folgenden Marktübersicht bereits einige Programme ausschließen. Dies ist in diesem ersten Schritt am ehesten über die genannte Zielgruppe der Software möglich. Die Software richtet sich an Ladenbauer, der Betrieb hat sich aber auf die individuelle Türenfertigung spezialisiert? Hier wird es vermutlich nur unter erschwerten Bedingungen eine sinnvolle Zusammenarbeit geben. Das ist sicher ein etwas überspitztes Beispiel. Aber nur Sie selbst können entscheiden, ob der in Ihrem Betrieb praktizierte individuelle Innenausbau mit dem Ladenbau vergleichbar ist. Behalten Sie dabei immer im Auge: Es geht nicht darum, was in der Werkstatt gemacht wird. Für die hier aufgeworfene Fragestellung sind nur die Abläufe im Büro maßgeblich.
Eine Vorauswahl treffen
Da selten die Zeit zur Verfügung steht, alle infrage kommenden Programme zu prüfen, muss eine gewisse Vorauswahl getroffen werden – z. B. anhand der Marktübersicht in diesem Heft oder im Gespräch mit Kollegen. Die verbleibende Liste kann nun drei, fünf oder zehn Programme beinhalten. Das ist in erster Linie auch davon abhängig, wie viel Zeit Sie bereit sind, für den nächsten Schritt aufzubringen. Denn nun sollten Sie sich diese Programme ausführlich zeigen lassen.
Das Kennenlernen einer Branchensoftware ist allerdings nicht mit den Erfahrungen zu vergleichen, die Sie z. B. beim Erwerb eines CAD-Programms gemacht haben. Die meisten dieser Softwareprogramme sind mehr oder weniger »aus dem Stand« benutzbar: In einem CAD-Programm kann man mit einem leeren Zeichenblatt starten und die als Test geplante Aufgabe durchführen. In einer Branchensoftware ist das leider nicht so einfach. Denn die Abläufe zur Abwicklung bestimmter Aufgaben sind teilweise recht komplex. In einer Branchensoftware gibt es viele Masken und Dialoge, die zur Erfüllung einer einzelnen Aufgabe gehören. Zur Veranschaulichung: Für eine Zeichnung ohne Computer reichen Zeichenblatt, Stift und Lineale. Will man den Aufgabenbereich eines Branchenprogramms ohne Computer durchführen, braucht man schon Produktkataloge, Taschenrechner, Ordner, Telefon- und Adressbücher und vieles mehr. Es wird deshalb oft nicht möglich sein, eine Aufgabe ohne konkrete Anleitung sinnvoll durchzuführen. Das ist auch der Grund, warum viele Hersteller von Branchenprogrammen davon absehen, Demoversionen zu verschicken.
Demonstration vor Ort
Eine Branchensoftware sollte daher am besten von einem erfahrenen Vertriebsmitarbeiter gezeigt werden. Auch wenn es sowohl für den Hersteller als auch für den Anwender der einfachere Weg wäre: Eine Messe ist dazu meist nicht geeignet.
Stellen Sie am besten mehrere Tage vor dem geplanten Termin dem Vertriebsmitarbeiter das Lastenheft zur Verfügung. So kann er den Termin bereits auf diese Vorgaben abstimmen. Beim Termin sollten Sie allerdings darauf bestehen, nicht zu viel Zeit damit zu verbringen, sich anzusehen, was die Software am besten kann. Denn Ihre Entscheidung sollte davon abhängen, was Sie im Lastenheft festgelegt haben. Sie sollten sich die Abläufe für die von Ihnen bestimmten Aufgaben zeigen lassen und daran messen, ob das Programm Ihren Anforderungen und Vorstellungen entspricht.
Testphase und Kauf
Ist die Entscheidung für ein Programm gefallen, könnte vor dem Kauf eine Testphase erfolgen. Allerdings ist diese nur in Verbindung mit einer Schulung der am Programm arbeitenden Mitarbeiter sinnvoll. Das »Ausprobieren« einer Branchensoftware ohne vorhergehende Schulung wird in den meisten Fällen eher ein unzufriedenes »Suchen« werden. Nur anhand einer kurzen Demonstration kann kaum jemand die Abläufe beherrschen.

Auf einen Blick Fünf Schritte zur richtigen Software
  • 1. Lastenheft mit allen Anforderungen an das Programm erstellen
  • 2. Überblick über Programme am Markt verschaffen
  • 3. Vorauswahl nach Zielgruppe und Anforderungen treffen
  • 4. Demonstration durch den Hersteller vor Ort im Betrieb
  • 5. Kaufentscheidung und ggf. Testphase mit vorheriger Schulung der Mitarbeiter

Marktübersicht Branchensoftware
Die unten stehende Tabelle ist nur ein Auszug der gesamten Marktübersicht Branchensoftware. Die ausführliche Marktübersicht mit allen Angaben finden Sie auf www.dds-online.de
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