Serie: Digitale Produktion im Holzhandwerk, Teil 3

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Das Suchen und Finden von Daten an den digitalisierten Arbeitsplätzen ist ein kolossaler Aufwand. Abhilfe schafft ein Dokumentenmanagementsystem. Das dritte Leistungsfeld der Serie »Fit für morgen – die digitale Produktion« widmet sich der Information.

13 Prozent der Arbeitszeit verbringt ein PC-Mitarbeiter im Durchschnitt mit dem Suchen von Informationen. Was würde es für Ihr Unternehmen bedeuten, wenn Sie Ihre Suchzeiten im Unternehmen halbieren könnten? Was müssten Sie tun, um dieses Ziel zu erreichen? Wir leben in einer zunehmend digitalisierten Welt. Mittlerweile gibt es nahezu keinen Arbeitsplatz, der ohne PC-Unterstützung auskommt. Die Digitalisierung erleichtert vieles, doch das Suchen und Finden von Daten an den digitalisierten Arbeitsplätzen ist ein kolossaler Aufwand.

Bevor wir uns im nächsten Bericht mit den digitalen Werkzeugen, den Applikationen, befassen, müssen wir zuerst die Basis schaffen. Was hilft Ihnen das beste CAD-Programm, wenn Sie die notwendige Datei nicht finden? Was hilft Ihnen eine Zeichnungsdatei, wenn Sie nicht auf dem aktuellen Stand ist und Sie dadurch einen großen Teil der Wertschöpfung verlieren? Beide Beispiele sind aus der täglichen Praxis. Stellen Sie sich vor, was es für Sie und Ihr Unternehmen bedeuten würde, wenn jeder Ihrer Mitarbeiter ab sofort, ähnlich wie bei Google oder Amazon, jede Datei über wenige Schlagworte sofort finden könnte? Welchen Quantensprung würde Ihre Effizienz dadurch machen? Zur Verdeutlichung werfen wir einen Blick in eine Schreinerwerkstatt. Die meisten Unternehmen haben ein Plattenlager und viele Firmen haben sogar eine Resteverwaltung der Platten. Außerdem gibt es einen Hacker, um die alten Platten zu entsorgen. Es gibt Lageristen die Materialien, Beschläge oder Platten zwischenlagern und dafür sorgen, dass diese zu einem späteren Zeitpunkt gefunden und mit gleichbleibender Qualität weiterverwendet werden können.
Der Lagerist behält den Überblick und unnötige Kosten werden vermieden. Was man hingegen sehr selten sieht, ist ein Datenmanager. Jemand im Unternehmen, der für nichts anderes zuständig ist, als für die Verwaltung der Daten. Die Kernfrage dahinter: Wer legt das Dokument wo und wie ab? Gestützt wird diese Verwaltung durch ein Datenmanagementsystem. Im Grunde ist es sehr einfach und ähnlich unserem Lageristen, der Platten sortiert. Es handelt sich um ein System, welches die Dateisuche maßgeblich beschleunigt.
Behandeln Sie Dateien wie Bargeld
Durch die Digitalisierung haben wir bereits ein hohes Maß an Wertschöpfung. Dateien suchen ist nicht wertschöpfend. Bitte beachten Sie, dass jede Datei einen monetären Wert hat. Genau wie Ihre Platten – je nach Typ etwas mehr oder weniger. Wenn die Datei verloren geht, geht auch der Wert verloren. Dabei ist es egal, ob sie unauffindbar ist oder gelöscht wurde.
Ein ganz einfacher Test ist die 1-Minuten-Regel. In effektiv geführten Unternehmen dauert eine durchschnittliche Suche nicht länger als eine Minute bis das Papier oder die Datei gefunden wird. Überschlagen Sie einmal kurz: Wie viele Mitarbeiter arbeiten in Ihrem Unternehmen am PC? Wie viele Dateien öffnen diese im Schnitt pro Tag? Und wie lange dauert es durchschnittlich bis Ihre Mitarbeiter die gesuchte Datei finden? Mit diesen drei Kennzahlen können Sie Ihr vorhandenes Potenzial errechnen. Bitte vergessen Sie nicht: Wissen und Information ist die stabilste Währung des 21. Jahrhunderts.
Bei dieser These sind sich alle Zukunftsforscher einig. Und an dieser Stelle meine Frage an Sie: Behandeln Sie Informationen genauso wie Bargeld? Haben Sie für Ihre Informationen einen Tresor? Nur wie kann die Lösung konkret aussehen? Die Antwort die Sie bekommen ist einfach, jedoch nicht leicht. Sie brauchen drei Dinge: Einen Datenmanager, klare Regeln und schlanke Prozesse. Die Prozesse sind symbolisch gesprochen die Straßen, die Verkehrszeichen sind die Regeln. Der Datenmanager ist der Polizist. Sie wissen ja: Die Polizei dein Freund und Helfer. Wenn nur eines der dreien fehlt, wird es nicht funktionieren. Haben Sie keinen Datenmanager der kontrolliert und notfalls auch sanktioniert, werden Ihre Verkehrsregeln missachtet. Haben Sie einen Datenmanager ohne Verkehrsregeln, ist dieser ebenfalls hoffnungslos verloren.
Sie brauchen Regeln und die Polizei
Wer schon einmal in China am Straßenverkehr teilgenommen hat, weiß, was es heißt Regeln zu haben, die keinen interessieren. Jeder rechnet mit dem Missachten der Regeln der anderen Verkehrsteilnehmer. Demzufolge stockt der Verkehr und das Vorwärtskommen ist mühsam und äußerst anstrengend. Bitte bedenken Sie: Mit einem Ferrari sind Sie im Stau auch nicht schneller. Digitale Werkzeuge können nur Mehrwert liefern, wenn sie die Voraussetzungen dafür bekommen. Deshalb brauchen Sie einen Verantwortlichen. Die Verantwortung muss nicht zwangsläufig auf den Schultern von nur einer Person liegen. In der Werkstatt ist die Verantwortung möglicherweise auch aufgeteilt: Mitarbeiter Müller ist für das Magazin und Mitarbeiter Schmidt für das Massivholzlager zuständig.
Als zweiten Schritt brauchen Sie Regeln, unabhängig davon ob Sie die Verwaltung softwareunterstützt organisieren wollen. Die Basis ist immer ein analoger Prozess. Der Kernsatz dahinter: Alles hat einen Platz und alles hat seinen Platz. Das bedeutet, jede Information wird nur einmal abgespeichert und jede Information hat einen fest definierten Platz. Dabei ist es vollkommen egal, ob die Information in einem Ordner im Regal steht, oder als Datei auf dem Server.
Eine systemgestützte, regelbasierende Organisation verursacht kurzfristig immer mehr Aufwand, als eine klassische ordnerbasierende Verwaltung. Dabei verhält es sich ähnlich wie bei einem Aktienkauf. Nehmen wir eine Investitionssumme von 1000 Euro. In der Regel ist beim Kauf ein Ausgabeaufschlag von 5 Prozent fällig. Beim Kauf ist Ihre Anlage nur noch 950 Euro wert. Sie müssen erst Energie reinstecken, bevor Sie Profit herausziehen können. Genauso bei systemgestützten Organisationen. Sie müssen immer erst investieren, ehe Sie etwas zurückbekommen. Interessant dabei ist – ähnlich wie beim Zinseszinseffekt – Sie profitieren je größer die Zeitspanne und je höher die Informationsflut, mehr und mehr.
Definieren Sie saubere Prozesse
Der dritte wichtige Punkt sind saubere Prozesse. Prozesse zu definieren, zu fixieren und zu überwachen verlangt Zeit. Zielsetzung: Das Wissen sollte immer vom System transportiert werden und nicht von Ihren Mitarbeitern. Solange Ihre Prozesse im Unternehmen vom Wissen einzelner Mitarbeiter abhängt, ist das nicht der Fall. Die Frage dahinter – wachsen Sie oder skalieren Sie? Wachsen passiert in alle Richtungen und ist nicht regelbasiert. Skalieren hingegen ist vorhersehbar und ohne Qualitätsverlust.
Das scheinbar Widersprüchliche: Je klarer Ihre Prozesse, desto weniger Regeln sind notwendig. Weniger Regeln heißt aber nicht zwangsläufig weniger Arbeit. Wie sagte schon Franz Hirtzberger so treffend: »Das Komplexe ist einfach, das Einfache ist komplex.« Je willkürlicher und freier Strategien sind, desto gefährlicher wird es, sich in Richtlinien zu verirren. Irgendwann gibt es Hunderte von Richtlinien, die kein Mitarbeiter mehr auf dem Schirm hat und immer wieder nachlesen müsste. Es ist zeitaufwendig und mühsam nach jeder noch so kleinen Änderung die Richtlinien schriftlich anzupassen und diese an alle Mitarbeiter zu verteilen.
Hier noch ein Tipp, wie Sie Ihre firmeninternen Regeln zukünftig einfach und effektiv kommunizieren können. Holen Sie sich ein Videoaufnahmeprogramm. In meinem Unternehmen nutzen wir Bandicam. Damit können Sie Ihre Richtlinien in Form von kurzen Videos dokumentieren. Der Mitarbeiter zeichnet dabei seinen Bildschirm samt Mausbewegung auf und kommentiert das Video über das PC-Mikrofon oder ein Headset. So bekommen Sie einen unternehmensinternen YouTube-Kanal. Sie profitieren doppelt. Erstens bekommen Sie binnen zwei Minuten sehr aussagekräftige Informationen. Zweitens nehmen Ihre Mitarbeiter Videos mit mehreren Sinnesorganen viel besser an und setzen sie folglich auch um. Die Wahrscheinlichkeit, dass die Mitarbeiter nach den im Video vermittelten Regeln arbeiten, ist exorbitant höher. Es ist wie in der Werkstatt: Arbeiten macht Spaß, wenn man weiß, wo das Werkzeug seinen Platz hat und man dieses auch in der gewünschten Qualität vorfindet.
Genauso ist es in der digitalen Welt. Schaffen Sie die Basis, damit Sie von Ihrer Wertschöpfung maximal abschöpfen können und verschwenden Sie keine Zeit mit unproduktiven Tätigkeiten wie Suchen, Aktualisieren und Finden.
Das große Themenfeld Information hält noch viele weitere Potenziale für Ihr Unternehmen bereit. Auf unserer Homepage steht ein ausführlicher Selbsttest für Sie bereit. Am besten jetzt gleich über www.av-line-consulting.de zeitlich begrenzt, kostenlos downloaden.
Im nächsten Bericht geht es um die digitalen Werkzeuge. Sie werden die Antwort darauf bekommen, inwieweit ein 3D-CAD-System für Ihr Unternehmen Sinn macht oder nicht und außerdem wie sich Reibereien zwischen Architekten und Konstrukteuren vermeiden lassen.

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Wo stehe ich mit meiner AV und meinem Betrieb derzeit? Wo ist Handeln angesagt? Antwort gibt ein 30-Minuten-Selbsttest. AV-Line stellt diesen für die Leser dieses Beitrags auf Ihrer Homepage zum Download zur Verfügung: www.av-line-consulting.de
Jede Folge dieser Serie beleuchtet ein möglicherweise vom Test benanntes Handlungsfeld.

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Wissen und Information behandelt Markus Faust wie bares Geld. Er betreibt das auf Schreiner-AV spezialisierte Beratungsunternehmen AV-Line Consulting in Traunstein, www.av-line-consulting.de