CAD/CAM-Einführung, Teil 4

Softwarewechsel leicht gemacht

Wer sein bisheriges CAD/CAM-System durch ein neues Programm ersetzen will, steht vor großen Herausforderungen. Markus Faust beschreibt am Beispiel der Bormann GmbH, wie der Wechsel mit Hilfe externer Unterstützung gelingt.

Das Thema Softwarewechsel wird bei Schreinern und Innenausbauern heiß diskutiert. Die einen haben es schon mit mehreren Programmen versucht und sind gescheitert. Andere befinden sich seit drei Jahren in der Umsetzung und haben sich immer noch nicht vollständig von der alten Software lösen können. Und dann gibt es noch die, die nach nicht mal einem Jahr hochzufrieden mit der neuen Software sind und von einem Quantensprung ihres Unternehmens berichten.

Wie schafft man es, zur letztgenannten Gruppe zu gehören? Diese Frage stellten sich Frieder Bormann und sein 28-köpfiges Team der Bormann GmbH in Schweringen. Es galt vor allem eines zu vermeiden: Die Produktion durfte nicht leerlaufen. Als Objekt-einrichter mit individuellen Lösungen kann es sich Bormann nicht leisten, bei Kunden in Lieferverzug zu geraten. Auch die Qualität der gefertigten Inneneinrichtungen für Arztpraxen, Restaurants und Hotels der Region durfte auf keinen Fall unter der Systemumstellung leiden. Jeder Unternehmer weiß, was es bedeutet, wenn ein moderner Maschinenpark stillsteht und die Mitarbeiter der Fertigung händeringend auf die Pläne der Arbeitsvorbereitung warten.

Die Ausgangssituation

Die Erfahrung zeigt, dass es beim Softwarewechsel in den Unternehmen zwei verschiedene Ausgangssituationen gibt.

Situation 1: Die Mitarbeiter sind mit dem vorhandenen System überhaupt nicht zufrieden und sehnen sich förmlich nach einer neuen Software. Hier handelt es sich um den Idealzustand schlechthin, denn die Mitarbeiter sind mit Leidenschaft dabei und arbeiten 100 Prozent lösungsorientiert.

Situation 2: Die Mitarbeiter arbeiten seit 15 oder 20 Jahren mit der vorhandenen Software und sehen die Notwendigkeit für eine Veränderung etwas skeptisch. Sie haben durch die jahrelange Nutzung buchstäblich eine emotionale Bindung zum System aufgebaut. Diese Mitarbeiter tun sich deutlich schwerer, der »FWAB«-Virus (FWAB = Früher war alles besser) ist tief verankert. Die Mitarbeiter sind nicht auf Lösungs-, sondern auf Problemsuche. Dem Projektverantwortlichen muss klar sein, dass man den Mitarbeitern ein Stück weit Ihre Identität und Daseinsberechtigung im Unternehmen entreißt, wenn man ihnen die alte Software wegnimmt. Viele Motivationsimpulse sind also vorab notwendig.

Die Roadmap gibt die Richtung vor

Dem Team bei Bormann war schnell klar, dass der CAD/CAM-Wechsel ohne externe Unterstützung nicht erfolgreich umzusetzen ist. Frieder Bormann holte sich daher das Beratungsunternehmen AV-Line aus Traunstein ins Boot. Ii einem gemeinsamen Projekt-Kick-Off wurde zunächst eine klare Roadmap erarbeitet, die die geplante Vorgehensweise beschreibt. Der nächste Schritt war die Benennung eines CAD-Administrators. Das ist idealerweise ein Mitarbeiter, der nicht nur neugierig auf die neue Software ist, sondern auch PC-Affinität mitbringt und strukturiertes Arbeiten gewohnt ist.

Die Umsetzungsstrategie

Bevor man sich mit der Terminierung und der Reihenfolge der Schulungen auseinandersetzt, muss über die passende Umsetzungsstrategie entschieden werden. Hier gibt es grundsätzlich zwei Ansätze: Entweder man wählt den harten und anfangs sehr steinigen Weg und beginnt mit der neuen Software, in dem man die alte Software von einem auf den anderen Tag einfach abschaltet. Oder man wählt die kostenintensivere, aber sanftere Methode, indem man in einem Hybridverfahren die Umsetzung in zwei Phasen durchführt und übergangsweise mit zwei Systemen arbeitet. Welcher Weg vorzuziehen ist, hängt von mehreren Faktoren ab, insbesondere von der Unternehmensgröße. Je größer der Betrieb, desto eher ist das Hybridverfahren mit einer mehrstufigen Umsetzung empfehlenswert.

Bei Bormann wurde das Hybridverfahren gewählt. Im ersten Schritt wurde zudem neben dem CAD-Administrator ein weiterer Konstrukteur als Stellvertreter geschult, ehe einige Monate später die Konstrukteure drei und vier an der Reihe waren.

Erst die Infrastruktur errichten …

Die Frage, wann mit der Schulung begonnen werden kann, ist einfach beantwortet: nicht bevor alle infrastrukturellen Aufgaben umgesetzt wurden! Dazu zählen: die kompletten Installationen, funktionierende Schnittstellen – egal ob zur CNC oder ins ERP – eine funktionierende Konstruktionsbibliothek, gemappte Materialdatenbanken etc., um nur einige zu nennen. Erst wenn die komplette Infrastruktur steht, sprich: Wenn der Zeitpunkt erreicht ist, an dem mit dem neuen System in der Fertigung produktiv gearbeitet werden könnte, sollte mit der ersten Schulung begonnen werden. Starten Sie nicht vorher! Sie produzieren sonst vom ersten Tag an Frustration!

… dann Anwender schulen

Schulungsablauf. Erstens sollten die Schulungen beim Unternehmen vor Ort auf den firmeninternen Rechnern stattfinden. Zweitens sollte die komplette zukünftige Infrastruktur als Basis für die Schulungen dienen. Am letzten Schulungstag kann dann mit einem »training on the job« bereits ein nahtloser Übergang in Richtung Projektabwicklung stattfinden.

Bei der ersten Anwenderschulung sollte der CAD-Administrator und sein Stellvertreter unbedingt mitgeschult werden. Administrative Tätigkeiten als Schulungsinhalt werden weitestgehend zurückgestellt. Die Inhalte der Schulung werden so straff wie möglich gehalten, so dass die Mitarbeiter nur die notwendigsten Informationen bekommen, um produktiv werden zu können. Weniger ist mehr! Die Mitarbeiter stehen mit der CAD/CAM-Umstellung ohnehin vor einer großen Herausforderung und sollten nicht mit unnötigen Informationen bombardiert werden.

Wann und wie oft. Bewährt hat sich ein Schulungsblock von vier Tagen pro Arbeitswoche. Pro Woche sollte ein schulungsfreier Tag dabei sein, der den Mitarbeitern die Gelegenheit bietet, den Alltag vom Schreibtisch räumen zu können.

Top-Tipp: Die Schulungsblöcke möglichst nah zusammenlegen, mit einem oder zwei Tagen Pause dazwischen. Den Abstand zwischen den Schulungen nicht zu groß wählen. Solange die Mitarbeiter nicht das umfassende Wissen haben, um produktiv werden zu können, würden sie bei einem größeren Schulungsabstand nur Übungsaufgaben absolvieren oder Papierkorb-Projekte produzieren, was nicht wirklich motivierend wäre. Sobald die ersten Konstrukteure mit dem neuen System auf einem ähnlichen Leistungsstand sind wie mit der alten Software, kann der zweite Teil des Konstrukteur-Teams geschult werden. Auch sie bekommen nur die Anwenderschulung.

Unterstützung per Hotline. Ein ganz wichtiger und entscheidender Punkt ist, dass nach jeder Anwenderschulung eine schnelle und effektive Unterstützung zur Verfügung steht. Die Gefahr ist groß, dass die Arbeitsvorbereiter nach der Schulung in ein Tal fallen. Die konstruktiven Arbeiten lassen sich nur langsam erledigen, was Stillstandzeiten in der Fertigung nach sich zieht. Dieses Tal kann eigentlich nur durch externe Unterstützung vermieden werden.

Hilfreich ist eine qualitativ hochwertige und schnell reagierende Hotline. Bei Bormann z.B. zählte AV-Line in den ersten Wochen manchmal bereits um 11 Uhr vormittags den vierten Anruf, was vollkommen normal und richtig ist. Gefährlich wird es, wenn keine Anrufe kommen. Denn das heißt, dass im Unternehmen nicht wirklich mit der neuen Software gearbeitet wird.

… Oder vor Ort. Alternativ stellt AV-Line in den ersten Wochen zusätzlich einen Trainer vor Ort zur Seite. So kann ohne Telefonbarrieren dafür gesorgt werden, dass die Mitarbeiter immer sofort Antworten auf ihre Fragen bekommen. Sofern keine Fragen auftreten, nimmt der Trainer die Maus selbst in die Hand und konstruiert mit.

Zum Schluss die Admin-Schulung

Die Administratoren-Schulung, also die Schulung, in der gezeigt wird, wie man Vorlagen anlegt, Systemoptionen einstellt, Bibliotheken erweitert etc. folgt etwas zeitversetzt. Und zwar erst dann, wenn der CAD-Administrator und sein Stellvertreter mit dem neuen System die täglichen konstruktiven Tätigkeiten bewältigen können und das System komplett durchdrungen haben. In der Regel ist das drei bis sechs Monate nach der Anwenderschulung der Fall. Erst jetzt kann das Unternehmen ohne externe Unterstützung autark agieren und sämtliche Bibliotheken eigenständig anpassen und erstellen. Benötigte das Team bei Bormann in der Übergangszeit ergänzende Bibliotheksinhalte, wurden diese von AV-Line bereitgestellt. Mittlerweile kann Frieder Bormann nach Belieben entscheiden, ob er diese Themen weiterhin outsourct oder im eigenen Betrieb umsetzt.