Welche Branchensoftware passt zu mir? Unser Autor Johannes Meyer gibt praktische Tipps zum Softwarekauf. Die Marktübersicht auf den Seiten 24 bis 28 stellt die wichtigsten Anbieter und deren Programme vor.
Anbieter von Branchensoftware gibt es viele, dementsprechend schwer ist es, sich auf ein bestimmtes Programm festzulegen. Eine gute Vorbereitung auf den Softwarekauf ist deshalb unverzichtbar.
Allgemeine Handwerkerprogramme sind für Tischlerbetriebe in der Regel nicht geeignet, da die Bereiche Stücklisten/Holzlisten sowie die Zeitwirtschaft in der Regel nicht den speziellen Anforderungen in Tischlereien entsprechen.
Die Entscheidung für ein branchenspezifisches Programm beginnt mit einer Beurteilung des eigenen Betriebes. Wie werden die einzelnen Arbeitsgänge abgewickelt, auf welche Schritte wird besonders großer Wert gelegt und wer übernimmt welche Aufgaben? Welche Bildschirmmasken werden am häufigsten benutzt und sollten daher besonders betrachtet werden?
Wer die Wahl hat …
Der Kauf einer Branchensoftware bietet auch die Gelegenheit, Abläufe zu verbessern, die im eigenen Betrieb bisher weniger optimal sind. Hier gilt es deren Potenzial zu erkennen und zu prüfen, welche Software nicht nur wortreich beworben wird, sondern wirkliche Lösungen bietet.
Wenn feststeht was man braucht, bietet der dds-Marktspiegelauf den Seiten 24 bis 28 einen ersten Überblick über in Frage kommende Programme. Die Anbieter sind zum Teil spezialisiert auf bestimmte Sparten des Tischlerberufes. So können manche Programme bereits ausgeschlossen werden, andere kommen in die engere Auswahl.
Ein weiteres wichtiges Auswahlkriterium ist die typische Anzahl der Mitarbeiter in den Anwenderbetrieben. Was im kleinen Betrieb auf Zuruf funktioniert, muss im größeren Unternehmen einem vorgegebenen Ablauf folgen. Das sollte sich in den Funktionen der Software und der Benutzeroberfläche abbilden. Je mehr Funktionen, desto unübersichtlicher wird die Anwendung. Daher sollte die Komplexität eines Programmes zu den Anforderungen passen, die gestellt werden. Ein kleinerer Betrieb würde vielleicht schnell eine handschriftliche Notiz auf der Holzliste machen. In einem größeren Betrieb muss hier die Möglichkeit bestehen über eine Funktion den passenden Zugriff auf die Datenbank zu nehmen – was wiederum eine Schaltfläche erfordert. Ein Zuviel an Schaltflächen und angebotenen Funktionen erfordert vom Benutzer eine höhere Konzentration. Fehlt dagegen eine nötige Schaltfläche, zehrt das ebenfalls an den Nerven. Gerade richtig sollte die Anzahl der Schaltflächen und Menüpunkte sein!
Branchensoftware wird normalerweise an größeren Betrieben ausgerichtet. Hier ist für den Hersteller der Software der bessere, investitionsfreudigere Markt zu finden Gerade im Kleinstbetrieb ist die Verwendung einer Software jedoch ein erheblicher Faktor zur Steigerung der Produktivität. Denn jede Minute, die der Chef oder Alleinmeister nicht im Büro verbringt, sondern in der Werkstatt, verteilt weniger Gemeinkosten auf mehr produktive Stunden. Ein wahrer Hebeleffekt! Umso mehr gilt: je kleiner der Betrieb, desto wichtiger ist eine übersichtliche und klare Benutzeroberfläche. Vor allem deshalb, weil der Anwender im Kleinstbetrieb nur sporadisch mit der Software arbeitet.
Den Hersteller ansprechen
Die Entscheidungsphase bis zu diesem Punkt können Sie theoretisch erledigen, ohne mit dem Hersteller in direkten Kontakt zu treten. Sie können dazu den dds-Marktspiegel im Heft und online nutzen sowie sich auf der Internetseite des Herstellers weiter informieren. Hier finden Sie auch Informationen über die Funktionalität des Programmes und Screenshots (Bildschirmfotos), anhand derer Sie entscheiden können, ob Ihnen die Programmoberfläche zusagt. Fragen Sie den Anbieter der Software nach Referenzbetrieben, die der Größe und Struktur Ihres eigenen Betriebes entsprechen. Mit diesen Informationen sollte es Ihnen möglich sein, zwei bis vier in Frage kommende Programme auszuwählen. Nun ist es erforderlich, in persönlichen Kontakt mit dem jeweiligen Vertrieb zu treten.
Messen nutzen
Es bietet sich an, eine Messe zu besuchen, da man dort einen direkten Vergleich aufstellen kann. Auf diesen Tag sollten Sie sich gut vorbereiten. Am wichtigsten ist, dass Sie wissen, was Sie brauchen. Notieren Sie sich Ihre Anforderungen. Vereinbaren Sie zu Beginn des Messetages einen Termin am Stand. Damit vermeiden Sie, dass der richtige Ansprechpartner gerade in einem anderen Kundengespräch sitzt und Sie zum Warten gezwungen sind. Lassen Sie sich zuerst das Programm in seinen Hauptbereichen vorstellen. Daraus können Sie erkennen, welche Kunden sich der Hersteller wünscht und ob Sie ins Schema passen. Für diese Vorstellungsrunde sollten Sie eine begrenzte Zeit vereinbaren und sich nicht in Details verlieren.
Nutzen Sie diese Zeit auch dafür, sich einen Überblick über die Übersichtlichkeit des Programmes zu verschaffen. Niemand kann nach einer schnellen Präsentation vom Profi ein Programm durchschauen. Aber Sie können sich fragen, ob Sie den Ablauf in etwa nachvollziehbar fanden. Vielleicht war Ihnen ja an einigen Stellen während der Erklärung schon klar, was als nächstes geschehen würde? Ein gutes Zeichen. Dann werden Sie wohl auch in der täglichen Anwendung nicht lange überlegen müssen, wie Sie vorzugehen haben.
Nutzen Sie die Zeit bis zur Messe mit der Vorauswahl, so dass Sie am Messetag gezielt mit den Herstellern Kontakt aufnehmen können, und vielleicht noch am Messetag – mit einem angemessenen Messerabatt – eine Kaufentscheidung treffen können.
Johannes Meyer Schreinermeister und Dozent für EDV und kaufmännisch-gewerbliche Fächer
Service Beispiel für ein Anforderungsprofil
- typischer Projektablauf: • Vorkalkulation: Adresse anlegen • Positionsbeschreibungen eingeben • Holzliste schreiben • Beschläge eingeben • Zeitermittlung über Vergleichskalkulationen • Angebot schreiben • Auftrag: Holzliste überarbeiten • Beschläge bestellen • Alle Fertigungsunterlagen ausdrucken • Rechnung schreiben • Kalkulationsergebnisse überprüfen • Allgemein: Offene Posten überwachen • Zeiten erfassen
- wichtigste Programmbereiche: • Holzliste • Zeiten erfassen vom Stundenzettel
- Wie durchläuft ein Projekt in der Regel den Betrieb und welche Anforderungen an die Software lassen sich daraus ableiten?
- In welchen Programmbereichen wird vermutlich die meiste Zeit verbracht?
- Welche Programmbereiche sind für den Betrieb besonders wichtig/sollen in Zukunft eine größere Rolle spielen?
- Jetzt eine Anforderungsliste erstellen Vorauswahl anhand des Marktspiegels:
- Welche Anbieter passen von der Spezialisierung der Software zum Betrieb?
- Welche Programme konzentrieren sich auf die eigene Betriebsgröße? Konkreter Vergleich der in Frage kommenden Programme:
- Ist der gewünschte Projektablauf praxisgerecht verwirklicht?
- Ist die Benutzeroberfläche übersichtlich/ intuitiv zu bedienen?
- Bietet der Hersteller passende Einführungsmaßnahmen/Schulungen an?
- Bietet die Software Erweiterungs- und Ausbaumöglichkeiten?
- Sind alle wichtigen Punkte aus der Anforderungsliste erfüllt?
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