Abschläge im Griff

Abschlagsrechnungen sind sinnvoll, um die Liquidität des Betriebs zu sichern – schließlich ist eine Tischlerei kein Kreditinstitut. Doch die Unsicherheit beim Stellen von Abschlagsrechnungen ist groß: Pauschal oder nach Leistung? Mit anteiligem Skonto? Mit oder ohne Berücksichtigung vorangegangener Teilrechnungen und -zahlungen? Im Folgenden werden wichtige Teilrechnungs-Funktionen am Beispiel der Tischler- und Schreiner-Branchenlösung »Forma« beschrieben.

Zu einem Bauvorhaben können beliebig viele Abschlagsrechnungen erstellt werden. Bei großen Projekten können so schon mal zehn bis fünfzehn Teilrechnungen zusammen kommen. Wer hier nicht den Überblick verlieren will, muss konsequent Ordnung halten. Forma hilft dabei, indem es alle Abschlagsrechnungen automatisch durchnummeriert und dem zugehörigen Bauvorhaben zuordnet.

Grundsätzlich unterscheidet man zwischen pauschalen Abschlagsrechnungen und solchen nach Leistung. Bei der ersten Form stellt der Schreiner dem Auftraggeber einen pauschalen Betrag in Rechnung, wenn er etwa für das benötigte Material beträchtlich in Vorlage gehen muss. Bei der Abschlagsrechnung nach Leistung gibt es wiederum zwei Verfahrensweisen: Man kann sich am Baufortschritt anhand der angebotenen Leistungen orientieren oder an den bereits bearbeiteten Flächen.

Forma unterstützt alle Abrechnungsmodalitäten: Im einfachsten Fall rechnet der Unternehmer einen Pauschalbetrag ab. Möchte er nach Angebotspositionen abrechnen, öffnet er das Angebot oder die Auftragsbestätigung und leitet mit einem Mausklick eine Abschlagsrechnung ab. Bei diesem »Ableiten« kopiert er automatisch Kunde und Bauvorhaben in die neue Abschlagsrechnung. Direkt am Bildschirm werden dann die Positionen markiert, die in der ersten Teilrechnung aufgeführt sein sollen. Auch eine teilweise Berechnung ist möglich: Wenn der Schreiner beispielsweise von einer Angebotsposition über 100 Quadratmeter bereits 50 Quadratmeter bearbeitet hat, ändert er einfach die Mengenangabe entsprechend ab.

Auch spätere Abschlagsrechnungen werden normalerweise aus dem Ursprungsdokument, also Angebot oder Auftragsbestätigung, erzeugt (»abgeleitet«). Alternativ kann aber auch die erste Abschlagsrechnung als Ursprungsdokument dienen, wenn z.B. der ursprüngliche Auftrag um neue Leistungen erweitert wird. Der Anwender kann dann problemlos auch in eine Abschlagsrechnung weitere Positionen einfügen. Leitet er davon die Schlussrechnung ab, so sind darin auch diese zusätzlichen Leistungen enthalten.

Für jede Abschlagsrechnung legt das Programm selbstständig eine Forderung über den berechneten Betrag an. Über den programminternen Zahlungsverkehr kann der Nutzer bequem alle Forderungen zu einem bestimmten Kunden oder Projekt einsehen. So behält man auch bei umfangreichen Projekten mit zahlreichen Abschlagsrechnungen den Überblick und kann gegebenenfalls rechtzeitig mahnen oder – im schlimmsten Fall – die Arbeit ruhen lassen, bis die Teilzahlungen eingegangen sind.

Da Kunden die geforderten Abschläge nicht immer in voller Höhe begleichen, muss ein Programm auch eingehende Zahlungen in abweichender Höhe berücksichtigen und den Restzahlbetrag automatisch angleichen. Bei Forma kann der Anwender in den Abschlagsrechnungen wahlweise ausschließlich die Rechnungstabelle (bisher gestellte Teilrechnungen), ausschließlich die Zahlungstabelle (bisher geleistete Teilzahlungen des Kunden) oder beide anzeigen lassen. Das Programm fragt dies beim Erstellen einer Abschlagsrechnung automatisch ab. Rechtsberater empfehlen, zumindest in der Schlussrechnung beide Tabellen aufzuführen, da auf diese Weise bei eventuellen Streitigkeiten die Sachlage klar dokumentiert ist.

Fordert der Auftraggeber einen Sicherheitseinbehalt, so wird dieser in den Abschlagsrechnungen anteilig dargestellt und vom Programm automatisch als Forderung mitgeführt. Diese anteiligen Forderungen werden bei Erstellen der Schlussrechnung automatisch durch eine Forderung über die Gesamtsumme des Sicherheitseinbehalts ersetzt. Skontobeträge können ebenfalls anteilig in den Abschlagsrechnungen oder wahlweise erst in der Schlussrechnung für die gesamte Rechnungssumme angezeigt werden. Dies legt der Anwender über eine einfache Einstellung im Programm fest. Karola Richter

Service

Branchenprogramm Forma

Anbieter:

Sander & Doll AG 42853 Remscheid Tel.: (02191) 9355-441, Fax: -449 www.sander-doll.de