Was darf ich und was nicht?

Michael Elbs, Ravenbsurg

70 Prozent der Deutschen nutzen nahezu täglich WhatsApp. Der Messengerdienst zieht daher im Privatleben mit der Mail gleich. Zur betrieblichen Nutzung ist das »normale« WhatsApp wegen datenschutzrechlicher Bedenken jedoch nicht geeignet.

Um mit Kunden zu kommunizieren, ist seit März 2019 WhatsApp Business mit verbessertem Datenschutz verfügbar. Damit können Unternehmen WhatsApp einsetzen, umPrivates und Geschäftliches technisch auf dem mobilen Endgerät zu trennen. Ja, man kann auf diese Art WhatsApp zweimal installieren. Um jedoch die Nutzung für den privaten und geschäftlichen Bereich zu ermöglichen, ist ein MDM-System (= mobile device management) mit jeweils einem Container für das Private und für das Geschäftliche zu empfehlen. Dies fordert zum einen die DSGVO, ist aber auch notwendig, um Mitarbeitern die Trennung von Geschäftlichem und Privatem zu ermöglichen.

Die Dokumentation zur DSGVO sollte folgende Elemente enthalten:

• Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten zur Kommunikation mit dem Messenger WhatsApp
• Risikofolgeabschätzung zur Kommunikation mit dem Messenger WhatsApp
• Einwilligungsformulierung und Beschreibung der Anwendungsszenarien
• Datenschutzerklärung zur Kommunikation mit WhatsApp
• Auftragsdatenverarbeitungsvertrag zunächst als Vorschlag an Facebook
• Widerrufserklärung zur Verarbeitung der Daten

Da WhatsApp Business momentan noch nicht 100 % DSGVO konform ist, sind diese Maßnahmen für Deutschland zwingend erforderlich, um möglichen empfindlichen Geldbußen entgegenzuwirken. Der Einsatz vom normalem WhatsApp auf Firmenhandys ohne Vorkehrungen wird von Datenschutzbehörden als Nachlässigkeit bewertet und wohl bald auch durch Geldbußen geahndet. Wesentlich besser ist daher der Einsatz von WhatsApp Business. Durch die Dokumentationen und ergänzenden technischen Vorkehrungen oder auch Einsatz eines MDM werden die Risiken gemindert.

Die dritte Variante ist die WhatsApp Business Solution (API). Das nutzen z. B. bereits Fluggesellschaften, um den Passagier von der Buchung bis zum Verlassen des Airports zu informieren, Optionen aufzuzeigen und dadurch das Flugerlebnis angenehm und behütet zu gestalten. Einfach chatten mit einem Bot, der automatisch antwortet und über die Schnittstelle in andere Systeme eingreift. API (application programming interface) bedeutet, dass Unternehmen bestehende Prozesse wie bei Flugabwicklung gezielt in die WhatsApp-Kommunikation integrieren können. In solchen Anwendungsfällen wird WhatsApp zu einem interaktiven Tool und Kommunikationsbindeglied, das Formulare, Apps und E-Mail komplett und ohne Medienbruch ersetzt.