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Steuern mit Kennzahlen
Unternehmenscockpit, Teil 2: Vorlaufzeit

Vorlauf erhöhen heißt Stress reduzieren

Die Vorlaufzeit ist mit eine der wichtigsten Unternehmenskennzahlen. Wenn sie stimmt, läuft fast immer auch alles andere gut. Stimmt sie nicht, ist Ineffektivität und vor allem viel Stress programmiert.

Die Vorlaufzeit misst die Wochen, in denen die eigene Montage mit verkauften Aufträgen bis zu einem bestimmten Prozentsatz ausgelastet ist. Dabei werden die verkauften Auftragsstunden zu den produktiv zur Verfügung stehenden Montagestunden ins Verhältnis gesetzt. Dieser Auslastungsgrad sollte mindestens 90 % betragen. Die Vorlaufzeit insgesamt muss immer länger sein als die Lieferzeiten der eigenen Lieferanten bzw. die Auslastung der eigenen Produktion. Dann können nämlich auch die Aufträge in der gewünschten Produktionsreihenfolge gefertigt werden, anstatt diese durch Schnellschüsse immer wieder zu unterbrechen. Auch das Bestellwesen beim Lieferanten wird wesentlich erleichtert.

Eine Vorlaufzeit von zehn Wochen klingt für einige vielleicht etwas zu unverschämt. Doch auf sein Traumauto wartet man doch auch bis zu einem Jahr. Es ist Aufgabe der Verkäufer, die vermeintlich lange Zeit in Vorfreude umzuwandeln. In der Hochsaison kann die Vorlaufzeit auch auf über 12 Wochen anwachsen, während sie in der Nebensaison auf sechs bis acht Wochen fallen kann, jedenfalls nicht unter die Lieferzeiten der Lieferanten und der eigenen Produktion.

Montagetermine lassen sich bei guter Planung exakt bestimmen. Das ist im Verkauf ein unschlagbares Argument! Denn Verkäufer können dem Kunden einen Montagetermin, zumindest eine Montagewoche, schon lange im Voraus versprechen.

Eine genaue Vorlaufplanung setzt voraus, dass die Montagezeiten, die vom Verkauf bzw. der Arbeitsvorbereitung kommen, realistisch sind. Ein grober Vorgabezeitenkatalog für verschiedene Produkte und Situationen hilft natürlich, darf jedoch nicht das Maß aller Dinge sein. Die Fachkompetenz ist hier entscheidend.

Die Planung soll dabei immer von vorne nach hinten erfolgen. Beispiel: ein Kunde vergibt einen Auftrag im November. Die Montage seiner neuen Fenster möchte er aber erst, »wenn es wieder warm ist«. Es wäre innerbetrieblich unverantwortlich, wenn alle Aufträge dieser Art erst im April eingeplant werden. Denn dann können sich die Monteure vor lauter Arbeit nicht mehr retten, von Januar bis März dagegen sind sie nicht ausgelastet. Verkäufer haben also die Verantwortung, Kunden mit Argumenten von einem passenden Montagetermin zu überzeugen.

Ein weiterer Vorteil einer langen Vorlaufzeit liegt darin, dass man bei sich abzeichnender guter Konjunktur Zeit hat, neue Mitarbeiter zu finden und nicht den Erstbesten einstellt. Bei zurückgehenden Anfragen können rechtzeitig entsprechende Verkaufsmaßnahmen eingeleitet werden.


Der Auftragsvorlauf

= Wochen, bis zu denen die Montage mit verkauften Kundenaufträgen mindestens zu 90 % ausgelastet ist.

Zielwert: 10 Wochen

Maßnahmen zur Verbesserung:
 Montagezeiten realistisch planen
Jeden Auftrag direkt einplanen
von vorne nach hinten verkaufen, saisonale Schwankungen ausgleichen
Aufträge nach Vorlauf verkaufen und nicht wer am lautesten »schreit«
sofort Verkaufsmaßnahmen ergreifen, wenn die Anfragemenge nicht stimmt
keine Angst vor langen Vorlaufzeiten!


Armin Leinen ist Experte für Mitarbeitermotivation und Kundenbegeisterung im Handwerk. Er gibt seine langjährige praktische Erfahrung in Form von Vorträgen, Seminaren und Coachings weiter. Infos: www.arminleinen.com