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Anwendungsbeispiel: Bauzeitenplan mit Gewerken, Gantt-Ansicht, Kommentaren und Freigabefunktionen, Erinnerungen sowie Aktivitätsprotokoll
Apps & Tools: »Smartsheet«

Projekte steuern und verwalten

Smartsheet ist ein Werkzeug, mit dem Teams Tabellen, Bauzeiten- und Projektpläne, Auftragslisten, Budgetpläne und viele andere Daten verwalten.

Wir erfassen in unseren Betrieben täglich eine Menge an Daten. Oft werden diese Daten von verschiedenen Personen erfasst, müssen dann aber für alle Beteiligten verfügbar und änderbar sein. Außerdem sollten manche Daten, z. B. eine Kundenanfrage, einen automatisierten Prozess anstoßen. So entsteht eine Vielzahl an Dokumenten an unterschiedlichen Speicherorten. Die Übersicht lässt jedoch meist zu wünschen übrig.

Smartsheet ist ein Werkzeug, mit dem sie gemeinsam Tabellen, Bauzeiten- und Projektpläne, Auftragslisten, Budgetpläne u. v. a. Daten bequem und im Team verwalten können. Sie haben die Möglichkeit Eingabemasken zu erstellen, die nur die Daten abfragen, die auch relevant sind und können Änderungen in Arbeitsblättern einfach nachverfolgen. Es können Rechte vergeben werden und auch Personen zur Zusammenarbeit eingeladen werden. Wir im Unternehmen nutzen Smartsheet z. B. für die Erfassung und Auswertung von Kundenanfragen, das Erstellen von Online-Bauzeitplänen, um die Zusammenarbeit mit allen beteiligten Handwerkern und dem Kunden zu erleichtern. Außerdem zur Projektsteuerung mit Maßnahmenplänen und zur Erfassung von Werkzeug- und Maschinennutzung, sowie einer Vielzahl weiterer Aufgaben. Vor allem die schnelle Erfassung der Daten über selbst definierte Eingabemasken, unabhängig von PC, Mobiltelefon oder Tablet, ist hier ein großer Nutzen. Die Vielzahl an Erinnerungs- und Wiedervorlage- und Kommentarfunktionen runden die Möglichkeiten ab.

Vorteile – das spricht für Smartsheet:

  • umfangreiche Anwendungsmöglichkeiten
  • Webversion und als App
  • ideal für Projektsteuerung mit mehreren Personen
  • Formulare zur Datenerfassung können erstellt werden
  • unbegrenzte Nutzung durch Dritte ohne Lizenz (z. B. Projektplan)
  • viele Vorlagen vorhanden
  • Schnittstellen zu vielen Programmen

Nachteile – das sollte man wissen:

  • Etwas Einarbeitungszeit notwendig
  • Daten liegen in der Cloud
  • Schnittstellen zu Branchensoftware fehlen oft
  • kostenpflichtig

Smartsheet ist ein Onlinetool, dass gegen ein monatliches Entgelt genutzt werden kann. Eine kostenlose Testversion steht 30 Tage zur Verfügung.


Schreinermeister Matthias Brack ist Geschäftsführer von Brack Wintergärten in Altusried. Er ist zudem als Coach und Berater tätig. Für dds stellt er Apps und digitale Tools vor, die Schreinern die Arbeit erleichtern können.


Serie

Apps & digitale Tools für Schreiner

Im nächsten Heft stellt Matthias Brack die Anwendung »bitfarm« vor


Steckbrief

Smartsheet

 Tool zur Projektsteuerung

 Webversion und als App

 kostenflichtig (Testversion 30 Tage kostenfrei nutzbar)

https://de.smartsheet.com