Finden statt suchen

Wer kennt das nicht? Wir suchen ein Dokument und wissen nicht mehr, in welchem Ordner wir es abgelegt haben. Wenn wir wenigstens noch den Dateinamen wüssten, dann könnten wir danach im Explorer suchen. Oder wir haben ein Dokument und wissen nicht, wie wir es benennen und wo wir dieses ablegen sollen, damit wir es später wiederfinden.

Mit Bitfarm-Archiv gehört das der Vergangenheit an. Sie können Dokumente aller Arten (auch Bilder und CAD-Files) ablegen und mittels Volltextsuche, Verschlagwortung, Datum und verantwortlichem Benutzer einfach wiederfinden. Die Volltextsuche funktioniert auch bei gescannten, maschinengeschriebenen Texten mittels leistungsfähiger OCR-Erkennung. Auch können umfangreiche Workflows wie z. B. Eingangsrechnungen oder Vertragswesen erfasst und in einem Prozess, der durch das Dokument angestoßen wird, automatisiert werden. Über Zugriffsrechte können Sie bequem festlegen, welcher Mitarbeiter welche Dokumente lesen, beschriften oder weiterverarbeiten darf. Bitfarm-Archiv ist revisionssicher, erfüllt die Vorgaben der GoBD und ist somit von den Finanzbehörden akzeptiert. So können die meisten Dokumente nach dem Erfassen vernichtet werden und Sie sparen eine Menge Platz für Aktenschränke und Zeit für die Ablage. Bitfarm-Archiv dient auf Wunsch auch zur gesetzlich vorgeschriebenen E-Mail-Archivierung. Diese können durch die Volltexterkennung verschiedenen Kontexten zugeordnet und allen berechtigten Mitarbeitern zugänglich gemacht werden. Über die komfortable Verknüpfung können Dokumente logisch miteinander verbunden und so schnell wiedergefunden werden.

Vorteile – das spricht für Bitfarm-Archiv:

• revisionssichere Archivierung (Papier muss nicht mehr aufgehoben werden)
• große Vielfalt an Dokumentenarten
• Workflows können abgebildet werden
• vollautomatische Archivierung möglich
• automatische Sortierung und Erkennung
• Volltextsuche auch in gescannten Dokumenten
• umfangreiche Historie
• umfangreiche Wiedervorlagefunktion
• Dokumente bleiben immer für alle verfügbar
• verhindert Wildwuchs auf Fileservern

Nachteile – das sollte man wissen:

• etwas Einarbeitungszeit notwendig
• Prozesse müssen klar definiert werden
• Abbildung von Workflows ist komplex, kann aber beauftragt werden
• kostenpflichtiger Wartungsvertrag zu empfehlen
• mehrstufige Datensicherung ist unabdingbar
• Schnittstellen zur Branchensoftware fehlen

Schreinermeister Matthias Brack ist Geschäftsführer von Brack Wintergärten in Altusried. Er ist zudem als Coach und Berater tätig. Für dds stellt er Apps und digitale Tools vor, die Schreinern die Arbeit erleichtern können.