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Unternehmenscockpit Teil 10: Fehlende Rechnungen

Die Ernte einfahren

Der Auftrag ist erledigt, jetzt kann die Rechnung gestellt werden. Was einfach klingt, ist in vielen Betrieben jedoch immer noch ein Problem. Zu spät gestellte Rechnungen jedoch mindern die Liquidität im Unternehmen und bergen hohe Risiken. Armin Leinen hat ein paar Tipps, wie Tischler und Schreiner sicher an ihr Geld kommen.

Bei vielen handwerkern herrscht der Irrglaube, man könne dem Kunden doch nicht direkt nach der Montage eine Rechnung schicken. Das sei doch unfreundlich. Doch genau das Gegenteil ist der Fall! Sobald die Leistung erbracht ist, darf und muss die Rechnung gestellt werden. Jede Verzögerung kann zu unnötigen Diskussionen, Unklarheiten oder Verärgerungen führen.

Als »Fehlende Rechnungen« bezeichne ich die Summe der Aufträge in Euro, die zwei Tage nach der einwandfreien Montage noch nicht berechnet wurden. Die rechtzeitige Rechnungstellung unmittelbar im Anschluss an die Montage ist eine »A«-Priorität. Sind Rechnungen nicht erstellt, müssen trotzdem die korrespondierenden Einkaufsrechnungen bzw. Betriebskosten bezahlt werden. Die Folge, die Liquidität sinkt. Eine große Gefahr!

Werden Rechnungen nicht gestellt, warten nicht kalkulierbare Risiken. Krankheiten oder Trennungen seitens des Kunden sind nur die harmlosesten. Viel größer ist die Gefahr, dass dem Kunden nach ein paar Tagen bzw. Wochen irgendetwas an dem montierten Werk auffällt, was nicht seinen Vorstellungen entspricht. Die Folge: Er zögert die Überweisung hinaus. Der Handwerker wartet mit der Rechnung, weil er den Kunden nicht noch weiter verärgern will und so lässt der Zahlungseingang über Wochen auf sich warten.

Rechnungen können erst dann gestellt werden, wenn alle Restarbeiten erledigt sind. Handelt es sich um Kleinigkeiten, empfiehlt es sich, eine weitere Abschlagsrechnung zu stellen. Die Schlussrechnung folgt dann unmittelbar nach Erledigung der Restarbeiten. Alleine aus diesem Grund müssen Restarbeiten immer prioritär behandelt werden.

Um die Zufriedenheit des Kunden und die vollständige Erledigung der Arbeiten beurteilen zu können, ruft man am Tag nach der Montage an und erkundigt sich, wie die Montage gelaufen ist. Ist alles klar, informiert man den Kunden, dass er nun die Schlussrechnung erhält. In dieser Phase gibt es die geringsten Zahlungsrückbehalte oder -ausfälle.

Eine weitere Gefahr besteht darin, dass ein Auftrag vergessen wurde zu fakturieren. Das ist quasi wie entgangener Gewinn. Wenn dies erst beim Jahresabschluss auffällt, ist der Kunde nicht gerade begeistert. Sinnvoller ist es, permanent, zumindest jedoch monatlich zu kontrollieren, ob die Rechnungen auch tatsächlich gestellt wurden. Eine funktionierende Organisationssoftware löst dieses Problem automatisch.

Hat der Kunde einer Anzahlung zugestimmt, so wird diese direkt ausgestellt. Auch psychologisch ist es sinnvoller, zwei kleinere Beträge in Rechnung zu stellen, als einen hohen Gesamtbetrag am Ende.


Fehlende Rechnungen

= Summe der Aufträge, die zwei Tage nach Montage noch nicht berechnet sind.

Zielwert: 0 Euro

Maßnahmen zur Verbesserung:

 Rechnungstellung hat Priorität »A«

Anzahlungsrechnungen direkt nach der Auftragsvergabe ausstellen

Kunden direkt nach der Montage bzgl. Zufriedenheit und offener Punkte anrufen

Kunden informieren, dass Rechnung folgt

Rechnungen einen Tag nach der Montage ausstellen (Restarbeiten noch nicht!)

Restarbeiten prioritär erledigen

Regelmäßig prüfen, ob alle Rechnungen ausgestellt wurden


Armin Leinen ist Experte für Mitarbeitermotivation und Kundenbegeisterung im Handwerk. Er gibt seine langjährige praktische Erfahrung in Form von Vorträgen, Seminaren und Coachings weiter. Infos: www.arminleinen.com


Serie Unternehmenscockpit: In dieser dds-Serie stellt Armin Leinen die wichtigsten Kennzahlen vor, mit denen sich ein Handwerksbetrieb effizient steuern lässt. Hier gehts zu den weiteren Beiträgen der Serie.