Finanzbehörden dürfen unangemeldet Lohn- und Gehaltsunterlagen in den Geschäftsräumen prüfen. Was Unternehmer beachten sollten und welche Vorkehrungen ratsam sind.
Jochen J. Muth, Steuerberater der Kanzlei DHPG
Um Steuerausfällen z. B. durch Schwarzarbeit oder illegale Beschäftigungen entgegenzuwirken, hat der Gesetzgeber ein neues Prüfinstrument eingeführt: Steuerprüfer dürfen im Rahmen der sogenannten Lohnsteuer-Nachschau während der Geschäftszeiten unangekündigt im Betrieb vorbeischauen. Die Finanzbehörden werden zukünftig verstärkt Ad-hoc-Prüfungen durchführen, mittelfristig kann die Lohnsteuer-Nachschau jedes Unternehmen treffen. Unternehmer sollten daher ihre Rechte und Pflichten kennen.
Mitarbeiter der Finanzverwaltung werden in der Regel gemeinsam mit dem Zoll, der für die Bekämpfung der Schwarzarbeit zuständig ist, die Einhaltung der lohnsteuerlichen Pflichten prüfen. »Spontane Besuche der Steuerprüfer sind ein effizientes Instrument«, erklärt Jochen J. Muth, Steuerberater der DHPG in Euskirchen, der als Hauptsachbearbeiter Betriebsprüfung in der Finanzverwaltung NRW tätig war. »Da es keine Vorwarnzeit gibt, können Unternehmen ihre Lohnunterlagen nicht mehr nachbessern.«
Die Lohnsteuer-Nachschau findet während der üblichen Geschäftszeiten statt. Prüfer dürfen unangemeldet Grundstücke und Geschäftsräume von Unternehmen betreten. Die Steuerpflichtigen müssen auf Verlangen alle Lohn- und Gehaltsunterlagen, Aufzeichnungen, Bücher, Geschäftspapiere und andere Urkunden vorlegen und Auskünfte erteilen. »Allerdings darf der Prüfer den Betrieb nicht selbst durchsuchen«, betont Muth. »Er hat nur das Recht, Unterlagen vom Geschäftsführer oder autorisierten Mitarbeitern einzufordern.« Kommt es zu einer Lohnsteuer-Nachschau, ist es für eine strafbefreiende Selbstanzeige eventuell schon zu spät. Doch eine Sperrwirkung erstreckt sich nur auf die betreffende Steuerart, sodass eine Selbstanzeige z. B. im Bereich der Umsatzsteuer weiterhin möglich ist.
Wenn der Prüfer genauer nachschauen möchte, kann er fließend in eine Lohnsteuer-Außenprüfung übergehen. Eine vorherige Prüfungsanordnung ist nicht erforderlich. Deshalb: Unternehmen sollten bei einer Lohnsteuer-Nachschau nicht auf Zeit spielen und Unterlagen verspätet herausgeben. Sonst droht nicht nur eine Lohnsteuer-Außenprüfung, sondern auch ein Verzögerungsgeld von min. 2500 Euro. Grundsätzlich sollten Unternehmer im Falle einer Lohnsteuer-Nachschau sofort ihren Steuerberater kontaktieren. So können sie sich über ihre Rechte und Pflichten rückversichern. Die immer strengeren Kontrollen des Fiskus sollten Unternehmen zum Anlass nehmen, die richtige Einbehaltung und Abführung der Lohnsteuer zu überprüfen. »Das Lohnsteuerrecht ist sehr knifflig«, betont auch Sven Juchem, Personalfachkaufmann der DHPG. »Schnell kommt es zu Konstellationen, die der Fiskus als geldwerten Vorteil wertet. Dann drohen hohe Steuernachzahlungen für Arbeitnehmer und Arbeitgeber.«
25 %
des staatlichen Steuervolumens macht in etwa die Lohnsteuer aus. Sie zählt damit zu den zentralen Einnahmequellen des Staates.
Lohnsteuer-Prüfung: Die richtigen Vorkehrungen treffen
Aufgrund komplexer Bestimmungen stoßen eifrige Finanzbeamte bei der Lohnsteuer schnell auf Ungereimtheiten. Unternehmen sollten proaktiv handeln, um Steuernachzahlungen zu vermeiden.
- 1. Fallstricke erkennen: Es gibt viele Konstellationen, die lohnsteuerlich problematisch sein können. Oft haben Kleinigkeiten große steuerliche Auswirkungen. Unternehmen sollten prinzipiell Rücksprache mit ihrem Steuerberater nehmen, z. B. bei Aushilfslöhnen, festen freien Mitarbeitern, Dienstwagenregelungen, Sonderzahlungen.
- 2. Nachweise sammeln: Einige Fälle bieten Interpretationsspielraum. Mit plausiblen Belegen lassen sich viele kritische Nachfragen entkräften. Unternehmen sollten frühzeitig Nachweise sammeln und den Lohnunterlagen beifügen, z. B. Protokolle, Korrespondenzen, Gesellschafterbeschlüsse, Gutachten.
- 3. Aufbewahrung optimieren: Alle Lohn- und Gehaltsunterlagen sollten geordnet und nachvollziehbar aufbewahrt werden. Die fortschreitende Digitalisierung erfordert besondere Vorkehrungen. Daten aus Vorsystemen sollten Prüfern nicht automatisch überlassen werden. Bsp: Arbeitszeiterfassung, Reisekostenabrechnung, Zeitwertkonten
Quelle: DHPG, www.dhpg.de
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