Marketing & Betriebsführung

So vermeiden Sie die zehn teuersten Fehler im Lager

Im Materiallager schlummert enormes Einsparpotenzial. Doris Paulus hat mehr als 300 Betriebe besucht und analysiert, wo der Hebel anzusetzen ist.

Fehler 1: Standardmaterial hat keinen festen Platz im Betrieb.

Abhilfe: Um zu verhindern, dass ständig nach Material gesucht wird, benötigen alle Standardmaterialien einen (also genau einen einzigen!) definierten Ort, an dem sie zu finden sind. Sie werden mit Etiketten versehen, auf denen steht, wo sie hingehören. Auch das Regal wird beschriftet, um zu informieren, wann die Mindestmenge unterschritten und die Bestellung auszulösen ist.
Fehler 2: Mitarbeiter nehmen Material von Lieferanten entgegen, ohne die Kommission darauf zu vermerken.
Abhilfe: Auf alle Materialien, die für eine Kommission angenommen werden, wird sofort nach Erhalt mit Filzschreiber die Kommissionsbezeichnung geschrieben, damit sie einwandfrei wiederzuerkennen sind. Lieferanten sollten dazu angehalten werden, die Kommissionsnummer auf dem Lieferschein unterzubringen. Wichtig ist zudem ein fester Lagerplatz für Kommissionsware – getrennt vom Standardlager.
Fehler 3: Material wird für einen zu langen Zeitraum eingekauft.
Die Folge: Das Konto ist leer und das Lager platzt aus allen Nähten. Als Faustregel gilt: Der Lagerbestand (fertige und unfertige Ware nicht mitgerechnet) sollte niemals mehr als das Doppelte des monatlichen Materialeinsatzes betragen. Sonst sind die Finanzierungskosten zu hoch. Voraussetzung dafür ist allerdings die Standardisierung mittels Artikelliste.
Fehler 4: Vor erwarteten Preissteigerungen werden schnell noch Großeinkäufe durchgeführt.
Damit sich Großeinkäufe zu »Schnäppchenpreisen« wirklich rechnen, muss Ihr aktueller Kontokorrentzins, die Einlagerungs- und Raumkosten usw. berücksichtigt werden. Ergibt sich dann immer noch ein Preisvorteil? Darüber hinaus sollte man sehr genau den Verbrauch des jeweiligen Materiales über das Jahr kennen. Und selbst wenn es häufig verarbeitet wird, ist zu bedenken, dass die Anschaffung Kapital bindet und die Liquidität des Betriebes verringert.
Fehler 5: Der Inhaber/Meister versucht stets selbst, Werkstatt und Lager ordentlich zu halten.
Abhilfe: Jeder Mitarbeiter bekommt seinen eigenen Zuständigkeitsbereich, den er sauber und in Ordnung halten muss. Dies wird zusammen mit den dazugehörigen, definierten Aufgaben schriftlich festgehalten. Diese Dokumente werden an der entsprechenden Stelle im Betrieb gut lesbar an die Wand gehängt.
Fehler 6: Die Restelager laufen über, weil nicht definiert ist, was ein »Rest« ist.
Abhilfe: Alle Materialien, die es verdienen, eine Restedefinition (Mindestgröße etc.) zu erhalten, werden in getrennten Restelagern gesammelt. Die Spielregel dazu wird ausgedruckt und ausgehängt. Legen Sie fest, dass gleich beim Einstellen der Reste die Abmessungen darauf notiert werden. So muss bei Bedarf nicht von jedem Mitarbeiter aufs Neue nachgemessen werden.
Fehler 7: Material, das falsch geliefert wurde, wird nicht zurückgeschickt, weil man daraus Kapital schlagen will. Dabei verursachen diese Abfälle jedoch nur immense Suchzeiten.
Abhilfe: Geben Sie zukünftig Material das nicht benutzt wurde und dessen Umverpackung intakt ist, zurück – sofern die Rückgabe rentabel und der Lieferant einverstanden ist. Dabei darf der Händler 20 bis 30 Prozent des Einkaufspreises abziehen, weil auch er hohe Handlingkosten hat, um das Material wieder einzulagern.
Fehler 8: Der Betrieb wird personenabhängig geführt.
Das Ziel von Organisation sollte sein, einen Betrieb personenunabhängig aufzubauen. Die Abhängigkeit von Einzelnen gefährdet im Ernstfall die Existenz des Unternehmens. Deshalb empfiehlt es sich, eine übersichtliche Zuständigkeitsliste zu entwickeln, die aus einem Organigramm abgeleitet werden kann. Dies können in der Werkstatt und im Lager z. B. sein: Lagerort, Lagerbereich oder Lagername, Zuständiger/Zuständige, Vertreter/Vertreterin, Aufgabenbeschreibung usw.
Fehler 9: EDV-Dateien werden an unterschiedlichen Arbeitsplätzen gespeichert.
Abhilfe: Projektdateien, die notwendig sind, um die Lagerstruktur einfach zu halten, sollten zentral im Netz gespeichert sein – mit verwechslungsfreien Dateinamen, standardisiertem Ordner-aufbau und einer täglichen Sicherung. Wenn die eigenen Projektdateien auf persönlichen Workstations gespeichert sind, geht die so wichtige Personenunabhängigkeit des Lagersystems wieder verloren.
Fehler 10: Den Mitarbeitern wird Verbrauchsmaterial vorenthalten.
Abhilfe: Mitarbeiter sollten den Vorgesetzten nicht erst nach Verbrauchsmaterial fragen müssen, wenn dieses ausgegangen ist. Beliebte Beispiele: Bitspitzen, Cutterklingen, HSS-Bohrer, Stichsägeblätter etc. Es gilt: Effizienz schlägt Materialpreis! Geben Sie die Bittsteller-Bits frei. Legen Sie sie heraus und sorgen Sie dafür, dass immer nachgekauft wird, wenn welche fehlen. Sicherlich steigt am Anfang der Verbrauch, weil Ihre Mitarbeiter bunkern. Wenn sie aber merken, dass es immer genug gibt, wird es uninteressant, Bitspitzen & Co. zu horten.

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