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Schluss mit frustig

Marketing & Betriebsführung
Schluss mit frustig

Ein Bielefelder Wissenschaftler hat eine Methode entwickelt, mit der sich im Handwerk Fehler und Verschwendung minimieren lassen. Tischlermeister Detlev Klusmann aus Spenge hat »VFMEA« als Pilotbetrieb ausprobiert.

Martina Bauer, Freie Journalistin, Bielefeld

Fehler, Mängel und Verschwendung verursachen im Handwerksbetrieb hohe Kosten. Geplatzte Termine, Montagefehler oder fehlende Teile verprellen die Kunden und sind schlecht für das Image. Natürlich gibt es Methoden und Werkzeuge der Qualitätssicherung. Diese wurden jedoch hauptsächlich für die Industrie entwickelt und eignen sich nicht für kleine Betriebe. Der Bielefelder Wissenschaftler Prof. Dr.-Ing. Ralf Hörstmeier hat sich deshalb zusammen mit Partnern Gedanken gemacht, wie sich die genannten Probleme auch in kleineren Unternehmen mildern bzw. vermeiden lassen. Herausgekommen ist die »VFMEA«: die Verschwendungs-, Fehlermöglichkeits- und Einflussanalyse. Die Tischlerei Klusmann aus Spenge in Ostwestfalen hat sie im Sommer 2014 als Pilotunternehmen im Tischlerhandwerk eingeführt.
Klusmann ist eine Möbeltischlerei mit fünf Mitarbeitern, in der seit über 25 Jahren Einzelanfertigungen für den Privatbereich sowie Möbel für Geschäfte, Büros und Praxen hergestellt werden. Tischlermeister Detlev Klusmann sah in der neuen Methode ein willkommenes Werkzeug zur Qualitätssteigerung: »Sie passt zu den Ansprüchen eines inhabergeführten Meisterbetriebes«.
Ein Werkzeug für mehr Qualität
Nach der Devise »Hilfe mit und zur Selbsthilfe« hat Detlev Klusmann gemeinsam mit seinen Mitarbeitern und dem Team um Prof. Dr. Hörstmeier die Strukturen und Abläufe in dem 450 Quadratmeter großen Betrieb unter die Lupe genommen. Dabei wurden Organisation, Kommunikation, Personal, Kundenkontakte, Aufträge und Beschaffung auf Fehler, deren Ursachen und Zusammenhänge sowie auf Verbesserungspotential hin untersucht. »Gemeinsam mit dem externen Moderationsteam haben wir eine Liste der Fehler und Verschwendungen aus allen Betriebsbereichen erstellt. Sie bildet den Grundbaustein für das weitere Vorgehen und hilft uns bei der gezielten Umsetzung von Maßnahmen«, so der Betriebsinhaber. Unterstützt wird er dabei von seinem Gesellen Jan Fiedler, der als neuer VFMEA-Projektkoordinator und rechte Hand des Chefs fungiert.
Ohne die Mitarbeiter geht es nicht
»Das VFMEA-Projekt hat uns allen neue Impulse gegeben«, sagt Detlev Klusmann, »es hat bereits nach kurzer Zeit zu besseren Betriebsabläufen und einer besseren Kommunikation untereinander geführt. Wir klären jetzt mehr im Vorfeld ab, die Mitarbeiter erhalten klarere Anweisungen und mehr Umfeldinformationen.« Eine entscheidende Rolle sieht Klusmann in der Einbindung der Mitarbeiter. So hat es kürzlich in den Betriebsferien eine vom Team initiierte, zweitägige Aufräum- und Umstrukturierungsaktion gegeben: Hobelbänke wurden umplatziert, Arbeitsplätze umgestaltet und Arbeitsabläufe aufeinander abgestimmt. »Das Ziel des ganzen Teams war es, Ballast rauszuwerfen und für ein effektiveres, konstruktiveres Miteinander zu sorgen«, beschreibt der Firmenchef die Beweggründe. »Solche Gemeinschaftsaktionen wollen wir wiederholen.«
Durch den Einsatz seines neuen Projektkkoordinators fühlt sich Detlev Klusmann im Arbeitsalltag spürbar entlastet. »Ich konnte ihm eigene Aufgabenbereiche übertragen, die er in Eigenverantwortung abwickelt. So kümmert er sich derzeit bei einem größeren Projekt eigenständig um die Türeinsätze – inklusive Materialbestellung, Personaleinsatz, Terminplanung und Abwicklung. Einige Aufträge übertrage ich ihm komplett«, erklärt der vielbeschäftigte Tischlermeister, »seither muss ich nicht mehr permanent überall sein und bin nicht mehr für jeden einzelnen Handgriff verantwortlich. Schätzungsweise 20 bis 30 Prozent meiner vorherigen Aufgaben habe ich auf diese Weise delegieren können.«
Am Ende einer betreuten Projekteinführungsphase steht eine Abschlussdokumentation mit individuellem Maßnahmenkatalog für jedes Unternehmen. »Mit unserer Methode, die zeitlich und finanziell überschaubar ist, liefern wir eine Basis«, betont Projektinitiator Prof. Dr.-Ing. Ralf Hörstmeier, »danach entscheidet jeder Betrieb selbst, wie weiter verfahren wird.«
Der Nutzen ist vielfach bestätigt
Der Nutzen und die Einsatzfähigkeit von VFMEA hat sich vielfach bestätigt. Das zeigt zum einen die im Frühjahr 2014 in rund einem Dutzend kleiner und mittelständischer Betriebe gestartete Pilotphase in Kooperation mit der Handwerkskammer Ostwestfalen-Lippe zu Bielefeld, zum anderen die knapp zweijährige Anwendungsphase mit Unterstützung des Steinbeis-Beratungszentrums Angewandte BewegungsTechnologie (ABT). Derzeit wird die praxisnahe Methode in breiterem Maße auf Handwerksbetriebe und Kleinunternehmen aus allen Bereichen in Ostwestfalen-Lippe, Baden-Württemberg und weiteren Regionen übertragen.

Steckbrief

VFMEA ist eine Methode für das Qualitätsmanagement in Unternehmen verschiedenster Branchen. Der Begriff steht für »Verschwendungs-, Fehlermöglichkeits- und Einflussanalyse«. VFMEA ist speziell für kleinere Betriebe geeignet.

Der Erfinder

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Prof. Dr.-Ing. Ralf Hörstmeier leitet das Steinbeis-Beratungszentrum für Angewandte Bewegungstechnologie in Spenge Er hat VFMEA initiiert und die Methode entwickelt.
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