Offene Posten gefährden die Existenz

Jede Rechnung, die nicht bezahlt wird, muss irgendwann ausgebucht werden. In gleicher Höhe wird somit auch Gewinn ausgebucht! Offene Posten sind viel schlimmer als nicht gewonnene Aufträge – schließlich sind die Produktions- beziehungsweise Einkaufskosten bereits erfasst und bezahlt worden.

Offene Posten sind der Wert an Rechnungen, die außerhalb des Zahlungszieles liegen und noch nicht bezahlt wurden. Dieser Wert sollte unter fünf Prozent des durchschnittlichen Monatsumsatzes liegen. Überschreitet dieser Wert auf Jahresbasis die geplante Umsatzrendite, wäre bei nicht gefüllter »Kriegskasse« und einem Totalausfall das Unternehmen quasi pleite.

Skonti auf Anzahlungen sind ein probates Mittel, um zumindest einen Großteil der Rechnungssumme im Haus zu haben. Nur ein einziger nicht bezahlter Auftrag genügt, um die Liquidität eines Betriebes zu gefährden. Dies ist besonders bei Betrieben von großer Bedeutung, die statt vieler kleiner Aufträge auf wenige große Aufträge setzen. Je höher das Auftragsvolumen, umso eher müssen Anzahlungen gefordert werden.

Kunden erhalten mit der Rechnungsstellung ein Zahlungsziel. Dieses sollte relativ kurzfristig binnen acht Tagen gewährt werden. Zu viele Betriebe gewähren ein zu langes Zahlungsziel von 30 Tagen, während ihre Lieferanten die Beträge bereits vom Konto abgebucht haben. In 30 Tagen kann nicht nur sehr viel auf Kundenseite passieren – um solch eine Zeitspanne zu überbrücken, muss auch genügend Liquidität vorhanden sein.

Direkt zwei Tage nach Ablauf der Zahlungsfrist muss der Verkäufer beim Kunden vorsichtig nachhaken, ob vielleicht die Rechnung nicht eingegangen ist oder es noch Unklarheiten oder gar Restarbeiten gibt. Dies darf nicht von der Buchhaltung aus erfolgen, da diese nicht im Auftrag steckt.

Eine Alternative ist ein witzig geschriebener »Erinnerungsbrief«, der nicht von einer Person versendet wird, sondern vom Buchhaltungscomputer »Harry«: Ihm sei der Rückstand aufgefallen und er möchte den offenen Posten nicht an die zweibeinigen Kollegen »verpfeifen«.

Hat der Verkäufer mit dem Kunden gesprochen, muss eine verbindliche Regelung getroffen werden, wann mit dem Zahlungseingang zu rechnen ist. Oft wird hier der Fehler gemacht, dass sich Verkäufer vom Kunden vertrösten lassen. Der Betrieb hat die Leistung erbracht. Wenn es keine Beanstandungen gibt, gibt es auch keinen Grund mehr, warum die Zahlung zurückbehalten wird. Je länger dies geschieht, umso schwieriger wird es, den vollen Betrag zu erhalten. Hier dürfen Verkäufer nicht zu nett sein. Vor allem hilft permanentes Nachhaken sehr gut.