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Gegen die Papierflut: Ballast abwerfen!

Marketing & Betriebsführung
Gegen die Papierflut: Ballast abwerfen!

Tagtäglich droht der Handwerker in einer Papierflut zu ertrinken. Papierloses Büro? Ein Wunschtraum! Was kann man tun?

In vielen Büros wird zuviel Papier gehortet. Davon zeugen überquellende Schreibtische und Ablagekörbe, volle Schränke und kleine Beistellmöbel, die die ständig anwachsenden Ordner und Papierstapel aufnehmen sollen. Das hat unerwünschte Folgen, so zum Beispiel

• Probleme beim Informationsfluss
• lange Such- und Ablegezeiten
• Mehrfachablagen und Mehrfacharbeiten
• Schwierigkeiten bei Vertretungen
• mangelnder Überblick über vorhandenes Wissen
Wo liegen die Ursachen? Im Durchschnitt sind 50 Prozent aller Informations- und Arbeitsmittel überflüssig, behaupten Fachleute. Außerdem dauert es viel zu lange, bis erledigte Vorgänge „endgelagert“ werden – oft auch, weil keiner so genau weiß, wohin damit. Sind zu viele Ablagekörbe vorhanden, verführt dies dazu, Papier einfach hineinzuschieben. Dort ruht es dann erst einmal – womöglich für die nächsten Monate.
Unsere Tipps:
• Reduzieren Sie die Anzahl Ihrer Ablagekörbe, und legen Sie Schriftstücke nur vorübergehend hinein!
• Verringern Sie Ihre Such- und Ablegezeiten durch ein klares Ablagesystem.
• Entsorgen Sie überflüssige Schriftstücke und Zeitschriften, am besten sofort.
• Trennen Sie schwebende und abgeschlossene Vorgänge.
• Prüfen Sie regelmäßig Ihrer aktuellen Arbeitsordner, und halten Sie sie möglichst schlank.
• Nutzen Sie Infos, die Sie gesammelt haben, durch regelmäßiges Sichten, und entsorgen Sie, was überholt ist.
• Schaffen Sie Ordner, die Sie nur selten brauchen, ins Archiv.
Möchten Sie genau wissen, welcher Ablagebehälter und welches Ablagesystem für Ihr Büro besonders geeignet ist? Informationen dazu erhalten Sie auf Wunsch kostenlos bei Brigitte Jahn, Büro und Mangementservice, E-Mail: brigitte.jahn@bm-jahn.de
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