Weitgehend unbemerkt haben sich zum Jahreswechsel etliche Vorschriften geändert, die auch für Handwerksbetriebe von einiger Bedeutung sind. Dazu gehören neue gesetzliche Regelungen für die formalen Anforderungen an eine Rechnung.
Wer heute eine formell korrekte Rechnung schreiben will, muss sich umstellen. Die Umsetzung einer EU-Richtlinie hat die Bestimmungen zum Jahresbeginn 2004 noch einmal geändert. Am Sinn dieser Maßnahme darf durchaus gezweifelt werden, haben doch vor allem die Inhaber kleinerer Betriebe eigentlich etwas anderes zu tun, als sich um formelle Vorschriften für die Rechnungsstellung zu kümmern.
Für Betriebsinhaber sind die neuen Regelungen in zweierlei Hinsicht von Bedeutung. Zum einen kann ein Kunde wegen formeller Fehler die Bezahlung verweigern. Zum anderen bekommt der Handwerker durch fehlerhafte Eingangsrechnungen Probleme mit dem Vorsteuerabzug. Deshalb muss der Inhaber nicht nur selbst korrekte Rechnungen ausstellen, sondern auch prüfen, ob bei ihm eingehende Rechnungen formal den gesetzlichen Ansprüchen genügen. Andernfalls droht Ärger mit dem Finanzamt.
Hier ein Überblick über die unabdingbaren Bestandteile einer Rechnung:
- Rechnungsaussteller und Rechnungsempfänger müssen mit vollständigem Namen und Adresse genannt werden. Achten Sie darauf, dass die Firmenbezeichnung des Rechnungsempfängers korrekt ist (also GmbH bzw. GmbH & Co. KG etc.).
- Wahlweise ist die Steuernummer oder die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer anzugeben, ferner
- das Ausstellungsdatum,
- eine fortlaufende Nummerierung,
- die Art der Leistung, die Menge bzw. handelsübliche Bezeichnung
- und der Zeitpunkt der erbrachten Lieferung/Leistung. Bei Anzahlungen muss der Zeitpunkt der Anzahlung angegeben werden, sofern er nicht mit dem Ausstellungsdatum der Rechnung identisch ist.
- Der Rechnungsbetrag muss nach Steuersätzen bzw. Steuerbefreiungen aufgeschlüsselt werden. Hier geht es um Leistungen, die unterschiedlichen Umsatzsteuersätzen unterliegen.
- Anzugeben sind der auf den Rechnungsbetrag entfallende (Umsatz-) Steuersatz und – betrag bzw. ein Hinweis auf Steuerbefreiung
- sowie im Voraus vereinbarte Minderungen des Preises, also Skonti, Rabatte und Boni, die dem Kunden gewährt werden.
Die Umsetzung der entsprechenden EU-Richtlinie in nationales Recht wurde vom Gesetzgeber Ende November 2003 durchgeführt, sodass die Regelung seit dem 1. Januar 2004 gilt. Um den Unternehmen Zeit für die Rechnungsumstellung zu geben, räumte das Bundesfinanzministerium eine Übergangsfrist bis zum 30. Juni 2004 ein. Soll allerdings der Vorsteuerabzug gewährleistet sein, müssen die bislang geltenden Vorschriften, vor allem die Angabe der Steuernummer bzw. Umsatzsteuer-Identifikationsnummer, schon jetzt unbedingt befolgt werden. Kai Sonntag
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