Keine Frage: Das Telefon ist für die Arbeit im Büro unverzichtbar. Bei falschem Gebrauch wird es jedoch leicht zum Zeitdieb und zur Nervensäge.
Unerwünschte Anrufe, Missverständnisse, nicht erreichbare Gesprächspartner – das Telefon kann ganz schön stören. Optimieren Sie deshalb seinen Gebrauch und verhindern Sie Unterbrechungen am und durch das Telefon durch eine bessere Selbstorganisation.
•Gesprächsvorbereitung: Bereiten Sie wichtige Telefonate vor und sammeln Sie Informationen und Fragen dazu in Ihrem Zeitplanbuch oder im Outlook. Vereinbaren Sie ggf. vorher mit Ihrem Partner einen Gesprächstermin, der beiden Seiten passt.
•Ergebniskontrolle: Prüfen Sie am Ende des Gesprächs, ob Ihr Gesprächspartner und Sie alles richtig verstanden haben. Dazu fassen Sie das Besprochene kurz zusammen.
•Die nächsten Schritte: Halten Sie gleich nach dem Gespräch fest, was in dieser Angelegenheit als nächstes zu tun ist.
•Lästige Anrufe abwimmeln: Geben Sie Ihre Durchwahlnummer nicht generell bekannt. Die meisten Anrufe landen dann bei einem Mitarbeiter., der das Gespräch erst nach Ihrer Zustimmung an Sie weiterleiten darf.
•Telefondienst delegieren: Wenn Sie an einer wichtigen Aufgabe sitzen (Angebotserstellung, Einstellungsgespräch etc.), sollten Sie einen Mitarbeiter mit dem Telefondienst beauftragen. Er informiert Anrufer auch darüber, wann Sie wieder erreichbar sind.
•Kurze Telefonate legen Sie am besten in die Mittagszeit.
•Alternativen nutzen: Ersetzen Sie öfters mal den eigenen Anruf durch ein E-Mail oder Fax. Die können Sie unabhängig von einem Partner erledigen, wann es Ihnen passt.
•Bedenken Sie: Spontane Anrufe kosten oft viel Zeit.
Sind Sie an einer Checkliste mit Regeln zum Telefonieren interessiert? Dann wenden Sie sich bitte an die Autorin unserer Praxis-Tipps, Brigitte Jahn, E-Mail: brigitte.jahn@bm-jahn.de
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