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Rechts-Tipp Alte Akten entsorgen?

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Rechts-Tipp Alte Akten entsorgen?

Die Regale im Keller quellen über, auch in den Schränken gibt es keinen Platz mehr. Grund genug, endlich alte Akten zu entsorgen. Aber welche Fristen gelten?

Dokumente können entsorgt werden – wenn die Aufbewahrungsfristen abgelaufen sind. Wie lange die Aufbewahrungsfristen für Dokumente in Unternehmen betragen, ist in den jeweiligen Gesetzen genau geregelt. Grundsätzlich gilt, dass die Aufbewahrungsfrist immer mit dem Ende des Kalenderjahres beginnt, in dem das jeweilige Dokument erstellt wurde.

Für kaufmännische Dokumente geben das Handelsgesetzbuch und die Abgabenordnung zwei Fristen vor. Danach ist sechs Jahre lang alles aufzubewahren, woraus sich Auseinandersetzungen ergeben könnten. Darunter fallen die Briefkorrespondenz, Angebote oder Kalkulationsunterlagen. Ebenfalls sind sechs Jahre lang alle Dokumente zu lagern, die mit dem Zahlungsverkehr zu tun haben, also Darlehensunterlagen, Scheckbelege oder auch Versicherungspolicen nach Ablauf der Versicherung. Kontoauszüge hingegen müssen wie alle Dokumente, die zu Buchungen geführt haben, zehn Jahre lang aufbewahrt werden. Dazu zählen Bilanzen, Jahresabschlüsse, Rechnungen sowie sämtliche Buchungsbelege. Unter diese Aufbewahrungsfrist fallen aber auch die Beitragsabrechnungen für die Sozialversicherung, alle Lohnbelege, Überstundennachweise und ferner alle Steuerunterlagen. Das Gesetz regelt, dass die Dokumente auch in elektronischer Form archiviert sein können. Der Unternehmer ist dann aber dafür verantwortlich, dass die Dokumente auch lesbar sind, was vor dem Hintergrund immer neuer PC-Systeme durchaus Relevanz bekommen kann. Die Eröffnungsbilanzen und Jahresabschlüsse sowie die Originale empfangener und Kopien verschickter Geschäftsbriefe müssen allerdings nach wie vor schriftlich vorliegen.
Neben dem Handels- und dem Steuerrecht gibt es noch eine Reihe weiterer gesetzlicher Bestimmungen über Aufbewahrungsfristen. Die hängen beispielsweise mit Verjährungs- bzw. Gewährleistungsfristen zusammen. So sollte der Betriebsinhaber Prozessakten, Urteile oder Mahnbescheide sowie Kreditunterlagen von Banken 30 Jahre lang aufbewahren. Eine detaillierte Liste über die Dokumente, die der Handwerker 2008 entsorgen kann, gibt es im Internet unter www.ihk-nordwestfalen.de/rechtsthemen/bindata/Handelsrecht-Aufbewahrungsfristen.pdf
Im Gegensatz zu den Unternehmen gelten im privaten Bereich andere Fristen. Hier gibt es nur in wenigen Fällen gesetzlich vorgeschriebene Regelungen, viel wichtiger sind hier pragmatische Erwägungen. Kai Sonntag
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