Räumt den Schreibtisch auf

Auf der diesjährigen Ligna präsentierte die OS Datensysteme aus Ettlingen das neue DMS-System »OSD-dokuPro«. Untersuchungen zufolge verbringt man im Büro zwischen 10 und 20 Prozent der Arbeitszeit mit der Dokumentsuche, -verwaltung und -archivierung. Der digitale Dokumenten-Manager soll hier Abhilfe schaffen.

Alle Dokumente aus dem OSD-Branchenprogramm, alle E-Mails, Office-Dokumente und andere wichtige Informationen werden revisionssicher und platzsparend archiviert. Eine Schnellsuche und eine erweiterte Suche nach Ähnlichkeit, Volltext, Attribut, Zahl oder Datum findet die Dokumente wieder.

Auch lediglich in Papierform vorliegende Unterlagen lassen sich scannen und inklusive aller Schlagworte archivieren und wiederfinden. Alle Informationen liegen digital vor und können innerhalb eines einzigen Mediums, der zentralen Netzwerk-Festplatte, recherchiert werden. Die Dokumente bleiben konsistent und liegen zentral in nur einer Originalfassung vor. Eine Komprimierungsfunktion sorgt für geringen Speicherplatzbedarf.

Besonders zeitsparend und nutzerfreundlich ist die Volltextverschlagwortung. Dabei wird jedes Wort eines Textes (z.B. Text, Plz., Kunden-Nr., Rechnungs-Nr. etc.) automatisch in einer Datenbank abgelegt und kann somit wieder gefunden werden.

Dank einer Historienverwaltung der Dokumente weiß jeder Mitarbeiter im Unternehmen, wann welche Briefe, Aktennotizen, Protokolle oder Pläne von wem bearbeitet worden sind. Da ein passwortgeschützter Zugriff auch über einen Web-Client möglich ist, lassen sich alle archivierten Daten auch über Internet nutzen. Neben dem Zeit-, Kosten- und Produktivitätsaspekt hat die Verwaltung und Archivierung elektronischer Dokumente auch eine rechtliche Relevanz. Seit 2002 muss steuerlich relevante, elektronische Korrespondenz nach den Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen (GDPdU) separat und elektronisch unveränderbar archiviert werden. OSD-dokuPro erfüllt alle Anforderungen der GDPdU .

OS Datensysteme GmbH 76275 Ettlingen Tel.: (07243) 509-0, Fax: -200 www.osd.de