Machen Sie reinen Tisch!

Klagen über „die Papierflut“ sind in Schreiners Büro an der Tagesordnung: Nicht nur, dass der Chef und/oder die Meisterfrau alles, was die Post täglich ins Haus bringt, anschauen, lesen, bewerten, sortieren und möglichst rasch bearbeiten sollten – vieles müsste auch Mitarbeitern zugänglich gemacht werden, und vor allem sollte man es später wieder finden. Dieses Problem ist durch die Segnungen von PC und E-Mail nicht kleiner geworden, im Gegenteil: Die neuen Medien haben die Info-Lawine weiter anschwellen lassen. Die Folgen sind häufig Ratlosigkeit und ein gewisses Chaos. Tatsächlich sieht es in vielen Schreinerbüros aus wie auf einem Schlachtfeld. Brigitte Jahn kann das nicht mehr erschüttern – im Gegenteil: Sie weiß, was sich dagegen tun lässt.

Dabei hatte sie mit den Holzwürmern gar nichts zu tun: Nach einer kaufmännischen Ausbildung arbeitete sie fünf Jahre lang im öffentlichen Dienst. Angeregt durch den Kontakt mit einem wenig organisierten Kollegen, entwickelte sie ein Konzept für Schreinereien. In der Folge entdeckte sie in den Büros zahlreicher Tischler nicht nur viele organisatorische Probleme, sondern auch ihr Talent, daran etwas zu ändern. Vor 17 Jahren machte sie sich selbstständig und gründete in Adelsdorf bei Erlangen das Unternehmen Büro- und Managementservice. Seit 1995 betreibt sie Training und Coaching in Büroorganisation, Persönlichkeits- und Selbstmanagement.

Kommt ein Kunde mit Büroproblemen zu ihr, dann ist der erster Schritt eine Analyse der Situation an Ort und Stelle. Wie sieht der Schreibtisch aus? Welche Büromöbel sind vorhanden? Wie ist es um das Zeitmanagement und den persönlichen Arbeitsstil der Beteiligen bestellt? Wie funktioniert das E-Mail-Management? Nach diesem ersten Termin erstellt sie gemeinsam mit dem Unternehmer und dem Büroteam ein Konzept für die optimale Büroorganisation und legt ein konkretes Angebot vor, aus dem auch die Zahl der erforderlichen Beratungstage und somit das Honorar hervorgeht.

Ist man sich handelseinig, erfolgt bei einem zweiten Termin die direkte Umsetzung – zuerst mit dem Chef, dann bei den Mitarbeitern. „Das ist ganz wichtig: Nur so kann die Philosophie des Unternehmens von oben nach unten getragen werden!“ Pro Arbeitsplatz veranschlagt sie in der Regel ca. einen Beratungstag.

Kernstück der Beratung ist das Einzelcoaching am Arbeitsplatz. Das Procedere sieht so aus:

• Schreibtisch, Container, Sideboards, Schränke, Regale und Büromateriallager komplett ausleeren

• Material zusammensortieren

• Lieferantenkataloge sortieren (Doppel entfernen) und übersichtlich in Regale einräumen

• Ballast abwerfen, alles Überflüssige entsorgen

• ein Wiedervorlagesystem einrichten, damit Unterlagen termingerecht wieder auf den Schreibtisch kommen

• Arbeitsplatz, Büro und Büromateriallager optimal einrichten, alles beschriften

• was noch zu tun ist, in einer To-Do-Liste mit konkreter Handlungsanweisung (was? wer? bis wann?) erfassen.

Einige Wochen später folgt als dritter Termin ein Check-up. Dabei werden die Ergebnisse der Umsetzung (insbesondere die Funktion des Wiedervorlagesystems) überprüft und gegebenenfalls Reibungspunkte beseitigt.

Eine solch individuelle Betreuung hat zwar ihren Preis; pro Beratungstag sind es 1000 Euro. Doch bis zu 50 Prozent davon können über Fördermittel abgedeckt werden. Außerdem amortisieren sich die Beratungskosten erfahrungsgemäß „innerhalb eines Jahres“ (Brigitte Jahn), weil Chef und Mitarbeiter dank der neuen Ordnung Unterlagen viel rascher finden, kostspielige Suchaktionen entfallen und die Strategie des „Leertisches“ erfahrungsgemäß beträchtliche Energien freisetzt.

„Schneller Weg zur Ordnung – Nutzung der vorhandenen Mittel“ – auf diesen knappen Nenner brachte einer der vielen von Brigitte Jahn gut Beratene das Ergebnis. Ganz offensichtlich hat sie mit ihrem Konzept die richtige Antwort auf die Büro-Nöte vieler Schreiner gefunden. Dafür spricht, dass sie die meisten Neukunden durch Kollegen-Empfehlungen gewinnt. Inzwischen hat sie schätzungsweise „200 bis 300 Betriebe“ in der ganzen Bundesrepublik beraten. Neben Schreinern und anderen Handwerkern nehmen auch Versicherungen, Steuerberater, Rechtsanwälte, Ärzte im öffentlichen Dienst, Trainer und Unternehmensberater sowie verschiedene Mittelstandsbetriebe ihre Dienste in Anspruch.

Weil eine neue Struktur und Handlungsweise nicht immer ad hoc umzusetzen ist, hat sie mit einigen Firmen einen „Wartungsvertrag“ abgeschlossen und begleitet sie regelmäßig auf ihrem Weg zur optimalen Büroorganisation.

Trotz der schwierigen Zeiten für das Schreinerhandwerk ist der erfolgreichen Unternehmerin, die drei Halbtagskräfte beschäftigt, vor der Zukunft nicht bang: „Zwar wird in Sachen Weiterbildung überall gespart. Ich bekomme das jedoch überhaupt nicht zu spüren“, freut sie sich. Zu ihren jüngsten Kunden gehört der Tischler-Fachverband Nordrhein-Westfalen, zu ihren nächsten Terminen ein Seminar mit 15 Teilnehmern in Dortmund (23. Juni 2005). HWW

P.S. Vom nächsten dds an (7/05) gibt Brigitte Jahn unseren Lesern in einer kleinen Serie praktische Tipps für die Organisation des Schreinerbüros.

Wenn eines Tages der von Brigitte Jahn erfundene „ÜKL“ an Ihrem Schreibtisch klebt, wird es höchste Zeit, das Sie in Ihrem Büro etwas ändern, denn ÜKL steht für „überhaupt keine Lust“ und für • volle Schreibtische • Ordner auf der Tischplatte • gelbe „Klebis“ am PC • unbeschriftete Ablagekörbe • dicke Ordner • fliegende Notizzettel • Krimskrams-Schubladen • vertrocknete Blumen

Büro- und Managementservice Brigitte Jahn 91325 Adelsdorf Tel.: (09195) 4615, Fax: 7418 www.bueromanagement-jahn.de